WhatsApp for B2B Companies
Centrally handle inquiries from business customers in Microsoft Teams
WhatsApp → Microsoft Teams
Jede WhatsApp-Anfrage landet in Echtzeit im definierten Microsoft-Teams-Kanal. Keine separate Inbox. Kein zweiter Login. Kein neues Tool.
How it works
From keyword to agent in four steps
In the Power Platform tab, store a keyword that triggers a workflow for this channel.
WebChatLogged in as demo accountCustom keyword tag
Add a keyword tag to customer messages to trigger automated workflows with the Power Platform function “When keywords are mentioned”.
Helpful links
In Power Automate, create a flow that reacts to a keyword mention.
Connect the flow to an Azure Logic App for automation.
Support · PostsDecide how the agent should work.
Vom Chat zum Lead
Jede Anfrage wird zum Lead, ohne doppelte Fragen
Name, E-Mail und Telefon kommen aus dem Startformular. Euer Agent nutzt sie direkt.
Wie können wir helfen?
Powered by WebChat · Daten im eigenen Microsoft-Tenant
Vom ersten Satz bis zum Vertrieb
Wie können wir helfen?
Powered by WebChat · Daten im eigenen Microsoft-Tenant
Kunde füllt das Startformular aus und stellt seine Frage.
Wie können wir helfen?
Powered by WebChat · Daten im eigenen Microsoft-Tenant
Kunde füllt das Startformular aus und stellt seine Frage.
Wie können wir helfen?
Powered by WebChat · Daten im eigenen Microsoft-Tenant
Der Agent legt den Lead im CRM an, mit den Formulardaten, ohne erneut zu fragen.
Schreibt derselbe Kontakt über denselben Kanal erneut, wird der bestehende Lead ergänzt statt ein neuer angelegt.
Die Gesprächszusammenfassung wird als Aktivität am Lead hinterlegt.
Heißer Lead? Der Agent übergibt an den Menschen und erwähnt das zuständige Teammitglied in Microsoft Teams.
Bewertung bleibt intern
Die Einstufung des Leads läuft im Hintergrund und wird am Lead gespeichert, nie dem Anfragenden angezeigt.
Häufige Fragen zu Leads aus dem Chat
Power Platform & KI
Die KI eurer Wahl, in der Rolle, die ihr festlegt
Ob sie Aufgaben übernimmt, moderiert oder die gesamte Konversation führt: Das liegt bei euch.
WebChatIhr legt fest, welche Rolle die KI übernimmt, Chatbot, Moderation oder manuell.
Vom Keyword zur Karte im Chat
Power Automate reagiert automatisch.
Teamsverbunden
When keywords are mentionedReply with adaptive card in a Teams channelTeamsverbundenJe Kanal ein eigenes Keyword hinterlegen, es wird an jede Nachricht angehängt, egal über welche Quelle.
TeamsverbundenJe Kanal ein eigenes Keyword hinterlegen, es wird an jede Nachricht angehängt, egal über welche Quelle.
TeamsverbundenDas Keyword löst einen Power-Automate-Workflow aus; das gesendete Formular ist der Auslöser.
Formulardaten nutzen, um andere Systeme abzufragen.
When keywords are mentionedReply with adaptive card in a Teams channelDas Ergebnis erscheint als Adaptive Card direkt unter dem Formular, alles Relevante in Echtzeit.
TeamsverbundenModeriert oder als Chatbot
Die gesamte Konversation geht an eine KI, die mit ihren verbundenen Quellen eine Antwort findet, als On-Click-Vorschlag fürs Team oder als automatische Antwort.
Egal über welchen Kanal die Anfrage kommt: dieselbe Rolle gilt kanalübergreifend.
Unterstützung bei Power-Platform-Projekten
Externe Spezialisten unterstützen bei der Umsetzung (Hinweis im Backend-Tab).
Häufige Fragen zu KI und Power Platform
Sales and Service in the Business Customer Segment
In B2B business, it’s not an anonymous prospect who reaches out, but a contact person from a client company. WebChat assigns every WhatsApp conversation in Microsoft Teams to the appropriate contact and account.
- RFP Requests Forwarded to Sales
- Questions from existing customers about contracts and services
- Support requests as tickets with clear responsibility
- Provide personalized support to key customers without losing track of the big picture
Your customer data remains in your Microsoft tenant
WebChat doesn’t introduce a second platform into your IT infrastructure; instead, it leverages what you’ve already set up in Microsoft 365: identities, permissions, and policies.
Your chat, your team, your decisionYou decide on channels, data, and AI.
Storage in your own tenant
Chat and processing data are stored in your Microsoft tenant, not with the provider. Meta handles the technical aspects of message delivery for WhatsApp and Instagram.
Sign-in via Microsoft Entra ID
Single sign-on, identities, and roles come from Microsoft—no additional user directory, no shadow accounts.
Permissions from Microsoft Teams
Anyone with access to a Teams channel can view the associated chats. Anyone without access sees nothing.
Automatic offboarding
When someone leaves the company, their access is revoked via your existing Microsoft processes.
Microsoft Audit Logs
Traceability and audit compliance via Microsoft’s audit logs.
Your AI, Your Decision
Optionally, use your own AI via Copilot Studio or Microsoft Foundry in your own tenant—without sharing data with third-party AI systems.
Deployment is handled through the Microsoft Marketplace and IT approval in the Teams Admin Center—integrated into your existing governance and security processes.
Which systems B2B companies integrate
Companies in the B2B sector often use a CRM such as Dynamics 365, a ticketing system, an ERP, and a quote or contract management system. Through the Microsoft Power Platform, this data is available to the AI and your team during the conversation.
The data remains in your own Microsoft tenant, and you retain data sovereignty and control over access rights.
WebChat for B2B Companies: Schedule an Initial Consultation
A brief discussion using a specific example illustrates how WhatsApp integrates into your workflows within Microsoft Teams. Schedule an initial consultation
Häufige Fragen zu WhatsApp in Microsoft Teams
Was ihr vor dem Start wissen solltet – von der Nummer bis zur Lizenz.
Wie kommen WhatsApp-Nachrichten in Microsoft Teams an?
Jede Nachricht landet in Echtzeit im festgelegten Teams-Kanal statt in einer separaten Inbox. Über das Routing ordnet ihr Anfragen der zuständigen Abteilung oder Region zu, etwa Support, Vertrieb oder Service.
Welche Telefonnummer können wir für WhatsApp nutzen?
WebChat bindet WhatsApp Business an. Betrieben werden kann es auch mit einer Festnetznummer oder einer Durchwahl.
Wie antworten wir auf eine WhatsApp-Nachricht?
Direkt im Teams-Kanal: Eine Antwort, die ihr mit @webchat beginnt, geht zurück an den Kunden auf WhatsApp. Ohne dieses Kürzel besprecht ihr die Anfrage intern im selben Verlauf.
Wie starten Kunden ein WhatsApp-Gespräch mit uns?
Per Click-to-Chat über einen wa.me-Link, einen QR-Code oder einen Teilen-Link – zum Beispiel auf eurer Website, der Visitenkarte oder in einer Kampagne.
Was kostet WebChat für Microsoft Teams?
WebChat wird pro Kanal lizenziert, nicht pro Benutzer: Beliebig viele Mitarbeitende arbeiten im selben Kanal ohne Zusatzkosten. Gebucht wird direkt aus Microsoft Teams, abgerechnet über Microsoft oder euren Distributor. Die aktuellen Preise findet ihr unter webch.at/preise.
Können wir WebChat kostenlos testen?
Ja. Ihr könnt mit einem 7-Tage-POC mit 25 Kanälen ohne SaaS-Vertrag starten oder einen Testkanal 30 Tage lang im SaaS nutzen.
Wie schnell ist WebChat eingerichtet?
Den Basis-Durchstich von WebChat nach Microsoft Teams richtet ihr in drei Schritten in unter 10 Minuten ein: WebChat aus dem Microsoft Marketplace in einen Kanal holen, im Tab „LiveTest“ eine Nachricht senden, in Microsoft Teams mit @webchat antworten. Ein KI-Chatbot über Power Automate oder Microsoft Foundry ist eine erweiterte Einrichtung.
Wo liegen die Chatdaten?
Chat- und Verarbeitungsdaten liegen in eurem eigenen Microsoft-Tenant, nicht beim Anbieter. Den reinen Nachrichtentransport von WhatsApp übernimmt technisch Meta.
Kann ein Chatbot auf WhatsApp antworten?
Ja, optional mit eurer eigenen KI, etwa über Copilot Studio oder Microsoft Foundry. Den Chatbot schaltet ihr pro Chat direkt im Teams-Kanal ein und aus; erkennt er, dass ein Mensch übernehmen sollte, übergibt er an euer Team. Für den KI-Betrieb braucht ihr zusätzlich Power Automate Premium und Azure Pay-as-you-go.