WhatsApp für B2B-Unternehmen
Anfragen von Geschäftskunden zentral in Microsoft Teams bearbeiten
WhatsApp → Microsoft Teams
Jede WhatsApp-Anfrage landet in Echtzeit im definierten Microsoft-Teams-Kanal. Keine separate Inbox. Kein zweiter Login. Kein neues Tool.
So geht es
Vom Keyword zum Agenten in vier Schritten
Im Tab Power Platform ein Keyword hinterlegen, das einen Workflow für diesen Kanal auslöst.
WebChatEingeloggt als Demo-KontoBenutzerdefinierter Keyword-Tag
Fügen Sie an Kunden Nachrichten ein Keyword-Tag hinzu, um mit der Power Platform-Funktion „When keywords are mentioned“ automatisierte Workflows auszulösen.
Hilfreiche Links
In Power Automate einen Flow erstellen, der auf eine Keyword-Mention reagiert.
Den Flow mit einer Azure Logic App zur Automatisierung verbinden.
Support · BeiträgeEntscheiden, wie der Agent arbeiten soll.
Vom Chat zum Lead
Jede Anfrage wird zum Lead, ohne doppelte Fragen
Name, E-Mail und Telefon kommen aus dem Startformular. Euer Agent nutzt sie direkt.
Wie können wir helfen?
Powered by WebChat · Daten im eigenen Microsoft-Tenant
Vom ersten Satz bis zum Vertrieb
Wie können wir helfen?
Powered by WebChat · Daten im eigenen Microsoft-Tenant
Kunde füllt das Startformular aus und stellt seine Frage.
Wie können wir helfen?
Powered by WebChat · Daten im eigenen Microsoft-Tenant
Kunde füllt das Startformular aus und stellt seine Frage.
Wie können wir helfen?
Powered by WebChat · Daten im eigenen Microsoft-Tenant
Der Agent legt den Lead im CRM an, mit den Formulardaten, ohne erneut zu fragen.
Schreibt derselbe Kontakt über denselben Kanal erneut, wird der bestehende Lead ergänzt statt ein neuer angelegt.
Die Gesprächszusammenfassung wird als Aktivität am Lead hinterlegt.
Heißer Lead? Der Agent übergibt an den Menschen und erwähnt das zuständige Teammitglied in Microsoft Teams.
Bewertung bleibt intern
Die Einstufung des Leads läuft im Hintergrund und wird am Lead gespeichert, nie dem Anfragenden angezeigt.
Häufige Fragen zu Leads aus dem Chat
Power Platform & KI
Die KI eurer Wahl, in der Rolle, die ihr festlegt
Ob sie Aufgaben übernimmt, moderiert oder die gesamte Konversation führt: Das liegt bei euch.
WebChatIhr legt fest, welche Rolle die KI übernimmt, Chatbot, Moderation oder manuell.
Vom Keyword zur Karte im Chat
Power Automate reagiert automatisch.
Teamsverbunden
When keywords are mentionedReply with adaptive card in a Teams channelTeamsverbundenJe Kanal ein eigenes Keyword hinterlegen, es wird an jede Nachricht angehängt, egal über welche Quelle.
TeamsverbundenJe Kanal ein eigenes Keyword hinterlegen, es wird an jede Nachricht angehängt, egal über welche Quelle.
TeamsverbundenDas Keyword löst einen Power-Automate-Workflow aus; das gesendete Formular ist der Auslöser.
Formulardaten nutzen, um andere Systeme abzufragen.
When keywords are mentionedReply with adaptive card in a Teams channelDas Ergebnis erscheint als Adaptive Card direkt unter dem Formular, alles Relevante in Echtzeit.
TeamsverbundenModeriert oder als Chatbot
Die gesamte Konversation geht an eine KI, die mit ihren verbundenen Quellen eine Antwort findet, als On-Click-Vorschlag fürs Team oder als automatische Antwort.
Egal über welchen Kanal die Anfrage kommt: dieselbe Rolle gilt kanalübergreifend.
Unterstützung bei Power-Platform-Projekten
Externe Spezialisten unterstützen bei der Umsetzung (Hinweis im Backend-Tab).
Häufige Fragen zu KI und Power Platform
Vertrieb und Service im Geschäftskundengeschäft
Im B2B-Geschäft schreibt nicht ein anonymer Interessent, sondern ein Ansprechpartner eines Kundenunternehmens. WebChat ordnet jede WhatsApp-Unterhaltung in Microsoft Teams dem passenden Kontakt und Account zu.
- Angebotsanfragen mit Übergabe an den Vertrieb
- Fragen von Bestandskunden zu Verträgen und Leistungen
- Support-Anliegen als Ticket mit klarer Zuständigkeit
- Wichtige Kunden persönlich betreuen, ohne den Überblick zu verlieren
Eure Kundendaten bleiben in eurem Microsoft-Tenant
WebChat bringt keine zweite Plattform in eure IT, sondern nutzt, was ihr in Microsoft 365 bereits geregelt habt: Identitäten, Rechte, Richtlinien.
your chat, your team, your decisionIhr entscheidet über Kanäle, Daten und KI.
Speicherung im eigenen Tenant
Chat- und Verarbeitungsdaten liegen in eurem Microsoft-Tenant, nicht beim Anbieter. Den reinen Nachrichtentransport von WhatsApp und Instagram übernimmt technisch Meta.
Anmeldung über Microsoft Entra ID
Single Sign-on, Identitäten und Rollen kommen aus Microsoft – kein zusätzliches Benutzerverzeichnis, keine Schattenkonten.
Rechte aus Microsoft Teams
Wer Zugriff auf einen Teams-Kanal hat, sieht die zugehörigen Chats. Wer keinen hat, sieht nichts.
Offboarding automatisch
Verlässt jemand das Unternehmen, endet der Zugriff über eure bestehenden Microsoft-Prozesse.
Microsoft Audit Logs
Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit über die Audit Logs von Microsoft.
Eure KI, eure Entscheidung
Optional eigene KI über Copilot Studio oder Microsoft Foundry im eigenen Tenant – ohne Weitergabe an fremde KI-Systeme.
Die Einführung läuft über den Microsoft Marketplace und die IT-Freigabe im Teams Admin Center – eingebettet in eure bestehenden Governance- und Security-Prozesse.
Welche Systeme B2B-Unternehmen anbinden
Unternehmen im B2B-Geschäft arbeiten häufig mit einem CRM wie Dynamics 365, einem Ticketsystem, einem ERP und einer Angebots- oder Vertragsverwaltung. Über Microsoft Power Platform stehen diese Daten der KI und Ihrem Team in der Unterhaltung zur Verfügung.
Die Daten bleiben im eigenen Microsoft-Tenant, und Datenhoheit und Zugriffsrechte bleiben bei Ihnen.
WebChat für B2B-Unternehmen: Erstgespräch vereinbaren
Wie sich WhatsApp in Microsoft Teams in Ihre Abläufe einfügt, zeigt ein kurzes Gespräch am konkreten Beispiel. Erstgespräch vereinbaren
Häufige Fragen zu WhatsApp in Microsoft Teams
Was ihr vor dem Start wissen solltet – von der Nummer bis zur Lizenz.
Wie kommen WhatsApp-Nachrichten in Microsoft Teams an?
Jede Nachricht landet in Echtzeit im festgelegten Teams-Kanal statt in einer separaten Inbox. Über das Routing ordnet ihr Anfragen der zuständigen Abteilung oder Region zu, etwa Support, Vertrieb oder Service.
Welche Telefonnummer können wir für WhatsApp nutzen?
WebChat bindet WhatsApp Business an. Betrieben werden kann es auch mit einer Festnetznummer oder einer Durchwahl.
Wie antworten wir auf eine WhatsApp-Nachricht?
Direkt im Teams-Kanal: Eine Antwort, die ihr mit @webchat beginnt, geht zurück an den Kunden auf WhatsApp. Ohne dieses Kürzel besprecht ihr die Anfrage intern im selben Verlauf.
Wie starten Kunden ein WhatsApp-Gespräch mit uns?
Per Click-to-Chat über einen wa.me-Link, einen QR-Code oder einen Teilen-Link – zum Beispiel auf eurer Website, der Visitenkarte oder in einer Kampagne.
Was kostet WebChat für Microsoft Teams?
WebChat wird pro Kanal lizenziert, nicht pro Benutzer: Beliebig viele Mitarbeitende arbeiten im selben Kanal ohne Zusatzkosten. Gebucht wird direkt aus Microsoft Teams, abgerechnet über Microsoft oder euren Distributor. Die aktuellen Preise findet ihr unter webch.at/preise.
Können wir WebChat kostenlos testen?
Ja. Ihr könnt mit einem 7-Tage-POC mit 25 Kanälen ohne SaaS-Vertrag starten oder einen Testkanal 30 Tage lang im SaaS nutzen.
Wie schnell ist WebChat eingerichtet?
Den Basis-Durchstich von WebChat nach Microsoft Teams richtet ihr in drei Schritten in unter 10 Minuten ein: WebChat aus dem Microsoft Marketplace in einen Kanal holen, im Tab „LiveTest“ eine Nachricht senden, in Microsoft Teams mit @webchat antworten. Ein KI-Chatbot über Power Automate oder Microsoft Foundry ist eine erweiterte Einrichtung.
Wo liegen die Chatdaten?
Chat- und Verarbeitungsdaten liegen in eurem eigenen Microsoft-Tenant, nicht beim Anbieter. Den reinen Nachrichtentransport von WhatsApp übernimmt technisch Meta.
Kann ein Chatbot auf WhatsApp antworten?
Ja, optional mit eurer eigenen KI, etwa über Copilot Studio oder Microsoft Foundry. Den Chatbot schaltet ihr pro Chat direkt im Teams-Kanal ein und aus; erkennt er, dass ein Mensch übernehmen sollte, übergibt er an euer Team. Für den KI-Betrieb braucht ihr zusätzlich Power Automate Premium und Azure Pay-as-you-go.