WhatsApp voor tandartspraktijken
Verzoeken om afspraken en vragen in Microsoft Teams op een privacybewuste manier afhandelen
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Website-widget in Microsoft Teams
De chat op uw website. Het antwoord uit Teams.
Bezoekers schrijven in de widget, de verkoop antwoordt rechtstreeks in Microsoft Teams. Eén script-tag volstaat om de widget in te sluiten.
<script src="https://webchat.inwebco.com/widget.js?channel=KANAAL-ID" async></script>
Zo start u
In drie stappen naar het eerste antwoord
De basis staat in minder dan 10 minuten. Ook met een vast nummer of doorkiesnummer.
WebChat uit de Marketplace halen
Zoals elke andere Teams-app, direct in een kanaal.
In het tabblad LiveTest een bericht verzenden
Formulier invullen en het eerste bericht verzenden.
In Teams antwoorden met @webchat
Het antwoord gaat terug naar de klant, klaar.
Termin im Chat buchen
Vom Chat zum Termin in einer Nachricht
Euer Agent zeigt freie Termine aus Microsoft Bookings und bucht direkt.
Vom Wunsch zum bestätigten Termin
Kunde fragt nach einer Demo.
Kunde fragt nach einer Demo.
Der Agent bietet freie Termine an, in der Zeitzone des Kunden.
Slot gewählt, gebucht: Die Formulardaten reichen, eine Bestätigungsmail folgt.
Nur eigene Termine
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Kunde möchte seinen Termin verschieben, der Agent verifiziert kurz per Einmal-Code.
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Kunde möchte seinen Termin verschieben, der Agent verifiziert kurz per Einmal-Code.
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Der Agent zeigt die eigenen künftigen Termine.
Neuer Slot gewählt: Klappt das Verschieben ausnahmsweise nicht, sagt der Agent das offen und bietet sofort neue Termine an.
Ehrlich, wenn etwas schiefgeht
Scheitert eine Umbuchung, nachdem der alte Termin schon storniert ist, sagt der Agent das offen und bietet sofort neue Slots an.
Häufige Fragen zur Terminbuchung
Eskalation an den Menschen
Die KI weiß, wann sie übergeben muss
Bei einer Beschwerde oder einem heiklen Anliegen tritt der Chatbot zurück, euer Team übernimmt in Microsoft Teams.
So läuft die Übergabe
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Der Chatbot beantwortet die Routinefrage wie gewohnt.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Der Chatbot beantwortet die Routinefrage wie gewohnt.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Eine verärgerte Nachricht löst die Übergabe aus.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Die fest hinterlegte Übergabemeldung geht an den Kunden.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Der Chatbot pausiert für diese Konversation.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Das Team wird im Kanal erwähnt und erinnert.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Das Team antwortet, der Chatbot bleibt jederzeit wieder aktivierbar.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Das Team antwortet, der Chatbot bleibt jederzeit wieder aktivierbar.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Ihr bestimmt die Regeln
Chatbot, Moderation oder manuell
Eskalation ergänzt die drei Modi: Auch ein vollautomatischer Chatbot gibt ab, wenn es darauf ankommt.
- Chatbot antwortet eigenständig, solange keine Eskalationsregel greift.
- Moderation ein Mensch bestätigt jede Antwort, bevor sie geht.
- Manuell das Team antwortet ohne Chatbot-Beteiligung.
Häufige Fragen zur Eskalation
Organisatie in de dagelijkse praktijk
Bij de receptie wordt bepaald hoeveel tijd er voor de patiënten overblijft. WebChat neemt de organisatorische berichten van het team over en bundelt deze in Microsoft Teams. Medische vragen blijven bij de praktijk.
- Afspraakverzoeken, wijzigingen en afzeggingen
- Herinneringen en recall voor controleafspraken
- Organisatorische zaken: openingstijden, routebeschrijving, mee te nemen documenten
- Doorsturen naar de medewerkers wanneer persoonlijke feedback nodig is
Jullie klantgegevens blijven in jullie Microsoft-tenant
WebChat voegt geen tweede platform toe aan jullie IT, maar maakt gebruik van wat jullie al in Microsoft 365 hebben geregeld: identiteiten, rechten, beleidsregels.
jullie chat, jullie team, jullie beslissingJullie bepalen zelf welke kanalen, gegevens en AI jullie gebruiken.
Opslag in jullie eigen tenant
Chat- en verwerkingsgegevens worden opgeslagen in jullie Microsoft-tenant, niet bij de aanbieder. Het pure transport van berichten via WhatsApp en Instagram wordt technisch verzorgd door Meta.
Aanmelding via Microsoft Entra ID
Single sign-on, identiteiten en rollen komen uit Microsoft – geen extra gebruikersdirectory, geen schaduwaccounts.
Rechten uit Microsoft Teams
Wie toegang heeft tot een Teams-kanaal, ziet de bijbehorende chats. Wie geen toegang heeft, ziet niets.
Automatisch offboarding
Als iemand het bedrijf verlaat, wordt de toegang via jullie bestaande Microsoft-processen beëindigd.
Microsoft-auditlogs
Traceerbaarheid en auditbestendigheid via de auditlogs van Microsoft.
Jullie AI, jullie beslissing
Optioneel eigen AI via Copilot Studio of Microsoft Foundry in jullie eigen tenant – zonder gegevens door te geven aan externe AI-systemen.
De implementatie verloopt via de Microsoft Marketplace en de IT-goedkeuring in het Teams Admin Center – geïntegreerd in jullie bestaande governance- en beveiligingsprocessen.
Praktijksystemen en gegevensbescherming
Tandartspraktijken werken doorgaans met een praktijkbeheersysteem, een afsprakenagenda en een terugroepsysteem. Uw praktijk bepaalt welke gegevens WebChat tijdens het gesprek mag gebruiken.
Patiëntgegevens zijn bijzonder kwetsbaar. Bij WebChat blijven de gegevens binnen uw eigen Microsoft-tenant; de juridische classificatie met betrekking tot de gegevensbescherming voor uw praktijk bespreekt u met uw functionaris voor gegevensbescherming.
WebChat voor tandartspraktijken: een eerste afspraak maken
Hoe WhatsApp in Microsoft Teams in uw werkprocessen past, wordt aan de hand van een concreet voorbeeld in een kort gesprek uitgelegd. Maak een afspraak voor een kennismakingsgesprek
Per binnenkomend kanaal
Welk binnenkomend kanaal, welke afdeling?
Ondersteuning
Klacht afhandelen zonder van app te wisselen
Een klant meldt via WhatsApp een klacht. Het bericht verschijnt in realtime in het Support-Teams-kanaal en wordt daar zonder van app te wisselen afgehandeld.
Bekijk de demo
Marketing
Campagneaanvraag komt in het marketingkanaal terecht
Een productvraag uit een Instagram-campagne verschijnt direct in het Marketing-Teams-kanaal.
Bekijk de demoVerkoop
Virale DM wordt een verkoopaanvraag
Na een virale TikTok stuurt een geïnteresseerde een DM; de aanvraag wordt zonder van platform te wisselen beantwoord in het Sales-Teams-kanaal.
Bekijk de demoVerkoop
Chataanvraag direct bij het verkoopteam
Een websitebezoeker start een chat via de widget; het verkoopteam antwoordt rechtstreeks vanuit Teams.
Bekijk de demo