WhatsApp für Zahnarztpraxen
Terminanfragen und Rückfragen in Microsoft Teams datenschutzbewusst bearbeiten
Startseite / Website-Widget
Website-Widget in Microsoft Teams
Der Chat auf Ihrer Website. Die Antwort aus Teams.
Besucher schreiben im Widget, der Vertrieb antwortet direkt in Microsoft Teams. Ein Script-Tag genügt, um das Widget einzubinden.
<script src="https://webchat.inwebco.com/widget.js?channel=KANAL-ID" async></script>
So starten Sie
In drei Schritten zur ersten Antwort
Die Basis steht in unter 10 Minuten. Auch mit Festnetznummer oder Durchwahl.
WebChat aus dem Marketplace holen
Wie jede andere Teams-App, direkt in einen Kanal.
Im Tab LiveTest eine Nachricht senden
Formular ausfüllen und die erste Nachricht abschicken.
In Teams mit @webchat antworten
Die Antwort geht zurück an den Kunden, fertig.
Termin im Chat buchen
Vom Chat zum Termin in einer Nachricht
Euer Agent zeigt freie Termine aus Microsoft Bookings und bucht direkt.
Vom Wunsch zum bestätigten Termin
Kunde fragt nach einer Demo.
Kunde fragt nach einer Demo.
Der Agent bietet freie Termine an, in der Zeitzone des Kunden.
Slot gewählt, gebucht: Die Formulardaten reichen, eine Bestätigungsmail folgt.
Nur eigene Termine
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Kunde möchte seinen Termin verschieben, der Agent verifiziert kurz per Einmal-Code.
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Kunde möchte seinen Termin verschieben, der Agent verifiziert kurz per Einmal-Code.
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Der Agent zeigt die eigenen künftigen Termine.
Neuer Slot gewählt: Klappt das Verschieben ausnahmsweise nicht, sagt der Agent das offen und bietet sofort neue Termine an.
Ehrlich, wenn etwas schiefgeht
Scheitert eine Umbuchung, nachdem der alte Termin schon storniert ist, sagt der Agent das offen und bietet sofort neue Slots an.
Häufige Fragen zur Terminbuchung
Eskalation an den Menschen
Die KI weiß, wann sie übergeben muss
Bei einer Beschwerde oder einem heiklen Anliegen tritt der Chatbot zurück, euer Team übernimmt in Microsoft Teams.
So läuft die Übergabe
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Der Chatbot beantwortet die Routinefrage wie gewohnt.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Der Chatbot beantwortet die Routinefrage wie gewohnt.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Eine verärgerte Nachricht löst die Übergabe aus.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Die fest hinterlegte Übergabemeldung geht an den Kunden.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Der Chatbot pausiert für diese Konversation.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Das Team wird im Kanal erwähnt und erinnert.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Das Team antwortet, der Chatbot bleibt jederzeit wieder aktivierbar.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Das Team antwortet, der Chatbot bleibt jederzeit wieder aktivierbar.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Ihr bestimmt die Regeln
Chatbot, Moderation oder manuell
Eskalation ergänzt die drei Modi: Auch ein vollautomatischer Chatbot gibt ab, wenn es darauf ankommt.
- Chatbot antwortet eigenständig, solange keine Eskalationsregel greift.
- Moderation ein Mensch bestätigt jede Antwort, bevor sie geht.
- Manuell das Team antwortet ohne Chatbot-Beteiligung.
Häufige Fragen zur Eskalation
Organisation im Praxisalltag
Am Empfang entscheidet sich, wie viel Zeit für die Patienten bleibt. WebChat nimmt dem Team organisatorische Nachrichten ab und führt sie in Microsoft Teams zusammen. Medizinische Fragen bleiben bei der Praxis.
- Terminanfragen, Terminänderungen und Absagen
- Erinnerungen und Recall für Kontrolltermine
- Organisatorisches: Öffnungszeiten, Anfahrt, mitzubringende Unterlagen
- Übergabe an die Mitarbeitenden, wenn eine persönliche Rückmeldung nötig ist
Eure Kundendaten bleiben in eurem Microsoft-Tenant
WebChat bringt keine zweite Plattform in eure IT, sondern nutzt, was ihr in Microsoft 365 bereits geregelt habt: Identitäten, Rechte, Richtlinien.
your chat, your team, your decisionIhr entscheidet über Kanäle, Daten und KI.
Speicherung im eigenen Tenant
Chat- und Verarbeitungsdaten liegen in eurem Microsoft-Tenant, nicht beim Anbieter. Den reinen Nachrichtentransport von WhatsApp und Instagram übernimmt technisch Meta.
Anmeldung über Microsoft Entra ID
Single Sign-on, Identitäten und Rollen kommen aus Microsoft – kein zusätzliches Benutzerverzeichnis, keine Schattenkonten.
Rechte aus Microsoft Teams
Wer Zugriff auf einen Teams-Kanal hat, sieht die zugehörigen Chats. Wer keinen hat, sieht nichts.
Offboarding automatisch
Verlässt jemand das Unternehmen, endet der Zugriff über eure bestehenden Microsoft-Prozesse.
Microsoft Audit Logs
Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit über die Audit Logs von Microsoft.
Eure KI, eure Entscheidung
Optional eigene KI über Copilot Studio oder Microsoft Foundry im eigenen Tenant – ohne Weitergabe an fremde KI-Systeme.
Die Einführung läuft über den Microsoft Marketplace und die IT-Freigabe im Teams Admin Center – eingebettet in eure bestehenden Governance- und Security-Prozesse.
Praxissysteme und Datenschutz
Zahnarztpraxen arbeiten in der Regel mit einem Praxisverwaltungssystem, einem Terminkalender und einem Recall-System. Welche Daten WebChat im Gespräch nutzen darf, legt Ihre Praxis fest.
Patientendaten sind besonders schutzbedürftig. Bei WebChat bleiben die Daten im eigenen Microsoft-Tenant; die datenschutzrechtliche Einordnung für Ihre Praxis klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
WebChat für Zahnarztpraxen: Erstgespräch vereinbaren
Wie sich WhatsApp in Microsoft Teams in Ihre Abläufe einfügt, zeigt ein kurzes Gespräch am konkreten Beispiel. Erstgespräch vereinbaren
Nach Eingangskanal
Welcher Eingangskanal, welche Abteilung?
Support
Reklamation ohne App-Wechsel bearbeiten
Ein Kunde meldet per WhatsApp eine Reklamation. Die Nachricht erscheint in Echtzeit im Support-Teams-Kanal und wird dort ohne App-Wechsel bearbeitet.
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Marketing
Kampagnenanfrage landet im Marketing-Kanal
Eine Produktfrage aus einer Instagram-Kampagne erscheint direkt im Marketing-Teams-Kanal.
Demo ansehenVertrieb
Virale DM wird zur Vertriebsanfrage
Nach einem viralen TikTok schreibt ein Interessent eine DM; die Anfrage wird ohne Plattformwechsel im Sales-Teams-Kanal beantwortet.
Demo ansehenVertrieb
Chat-Anfrage direkt im Vertriebsteam
Ein Website-Besucher startet einen Chat über das Widget; das Vertriebsteam antwortet direkt aus Teams heraus.
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