WhatsApp for Dental Practices
Handling Appointment Requests and Inquiries in Microsoft Teams in a Privacy-Conscious Manner
Home / Website widget
Website widget in Microsoft Teams
The chat on your website. The reply from Teams.
Visitors write in the widget, and sales replies directly in Microsoft Teams. A single script tag is enough to embed the widget.
<script src="https://webchat.inwebco.com/widget.js?channel=CHANNEL-ID" async></script>
How to get started
To the first reply in three steps
The basics are in place in under 10 minutes. Also with a landline number or extension.
Get WebChat from the Marketplace
Like any other Teams app, directly into a channel.
Send a message in the LiveTest tab
Fill in the form and send the first message.
Reply in Teams with @webchat
The reply goes back to the customer, done.
Termin im Chat buchen
Vom Chat zum Termin in einer Nachricht
Euer Agent zeigt freie Termine aus Microsoft Bookings und bucht direkt.
Vom Wunsch zum bestätigten Termin
Kunde fragt nach einer Demo.
Kunde fragt nach einer Demo.
Der Agent bietet freie Termine an, in der Zeitzone des Kunden.
Slot gewählt, gebucht: Die Formulardaten reichen, eine Bestätigungsmail folgt.
Nur eigene Termine
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Kunde möchte seinen Termin verschieben, der Agent verifiziert kurz per Einmal-Code.
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Kunde möchte seinen Termin verschieben, der Agent verifiziert kurz per Einmal-Code.
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Der Agent zeigt die eigenen künftigen Termine.
Neuer Slot gewählt: Klappt das Verschieben ausnahmsweise nicht, sagt der Agent das offen und bietet sofort neue Termine an.
Ehrlich, wenn etwas schiefgeht
Scheitert eine Umbuchung, nachdem der alte Termin schon storniert ist, sagt der Agent das offen und bietet sofort neue Slots an.
Häufige Fragen zur Terminbuchung
Eskalation an den Menschen
Die KI weiß, wann sie übergeben muss
Bei einer Beschwerde oder einem heiklen Anliegen tritt der Chatbot zurück, euer Team übernimmt in Microsoft Teams.
So läuft die Übergabe
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Der Chatbot beantwortet die Routinefrage wie gewohnt.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Der Chatbot beantwortet die Routinefrage wie gewohnt.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Eine verärgerte Nachricht löst die Übergabe aus.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Die fest hinterlegte Übergabemeldung geht an den Kunden.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Der Chatbot pausiert für diese Konversation.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Das Team wird im Kanal erwähnt und erinnert.
Für diese Konversation antwortet nur euer Team.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Das Team antwortet, der Chatbot bleibt jederzeit wieder aktivierbar.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Das Team antwortet, der Chatbot bleibt jederzeit wieder aktivierbar.
Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.
Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.
Ihr bestimmt die Regeln
Chatbot, Moderation oder manuell
Eskalation ergänzt die drei Modi: Auch ein vollautomatischer Chatbot gibt ab, wenn es darauf ankommt.
- Chatbot antwortet eigenständig, solange keine Eskalationsregel greift.
- Moderation ein Mensch bestätigt jede Antwort, bevor sie geht.
- Manuell das Team antwortet ohne Chatbot-Beteiligung.
Häufige Fragen zur Eskalation
Organization in Everyday Practice
The reception desk determines how much time is available for patients. WebChat handles organizational messages for the team and consolidates them in Microsoft Teams. Medical questions remain the responsibility of the practice.
- Appointment requests, changes, and cancellations
- Reminders and follow-up notifications for check-ups
- Administrative information: hours of operation, directions, documents to bring
- Forwarding to staff when a personal response is needed
Your customer data remains in your Microsoft tenant
WebChat doesn’t introduce a second platform into your IT infrastructure; instead, it leverages what you’ve already set up in Microsoft 365: identities, permissions, and policies.
Your chat, your team, your decisionYou decide on channels, data, and AI.
Storage in your own tenant
Chat and processing data are stored in your Microsoft tenant, not with the provider. Meta handles the technical aspects of message delivery for WhatsApp and Instagram.
Sign-in via Microsoft Entra ID
Single sign-on, identities, and roles come from Microsoft—no additional user directory, no shadow accounts.
Permissions from Microsoft Teams
Anyone with access to a Teams channel can view the associated chats. Anyone without access sees nothing.
Automatic offboarding
When someone leaves the company, their access is revoked via your existing Microsoft processes.
Microsoft Audit Logs
Traceability and audit compliance via Microsoft’s audit logs.
Your AI, Your Decision
Optionally, use your own AI via Copilot Studio or Microsoft Foundry in your own tenant—without sharing data with third-party AI systems.
Deployment is handled through the Microsoft Marketplace and IT approval in the Teams Admin Center—integrated into your existing governance and security processes.
Practice Management Systems and Data Protection
Dental practices typically use a practice management system, a scheduling calendar, and a recall system. Your practice determines what data WebChat is permitted to use during a conversation.
Patient data is particularly sensitive. With WebChat, the data remains within your own Microsoft tenant; please consult your data protection officer to determine the data protection classification for your practice.
WebChat for Dental Practices: Schedule an Initial Consultation
A brief discussion using a specific example illustrates how WhatsApp integrates into your workflows within Microsoft Teams. Schedule an initial consultation
By inbound channel
Which inbound channel, which department?
Support
Handle a complaint without switching apps
A customer reports a complaint via WhatsApp. The message appears in real time in the Support Teams channel and is handled there without switching apps.
Watch the demo
Marketing
Campaign enquiry lands in the marketing channel
A product question from an Instagram campaign appears directly in the Marketing Teams channel.
Watch the demoSales
Viral DM becomes a sales enquiry
After a viral TikTok, a prospect sends a DM; the enquiry is answered in the Sales Teams channel without switching platforms.
Watch the demoSales
Chat enquiry directly in the sales team
A website visitor starts a chat via the widget; the sales team replies directly from Teams.
Watch the demo