WhatsApp voor SaaS-aanbieders

Onboarding, ondersteuning en verkoop voor softwareklanten bundelen in Microsoft Teams

WebChat for Microsoft Teams

Klantchats via komen direct in Microsoft Teams terecht.

WhatsApp, Instagram, TikTok en websitechat komen in realtime in het juiste Teams-kanaal terecht. Het team antwoordt waar het toch al werkt, zonder tweede tool en zonder tweede login.

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  • 1 testkanaal, 30 dagen gratis
  • Zonder SaaS-contract
  • Facturering via Microsoft
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TWhatsApp-aanvragenBerichtenBestandenNotities
WebChatVandaag 07:48
NaamJonas Keller
Telefoonnummer+49 171 ••• ••63
SourceWhatsApp
Binnen een conversatie kan met “@WebChat bericht” een antwoord naar WhatsApp worden gestuurd, anders wordt intern gecommuniceerd.
ChatbotModeratieHandmatig
JK
Jonas KellerVandaag 07:48
Goedemorgen! Wij bouwen vandaag een WP-300 in. Waar vind ik de montagehandleiding?
AI-antwoordVandaag 07:48
Goedemorgen, fijn dat u contact opneemt! Montagehandleiding en datasheet van de WP-300 staan in het partnerportaal onder Documenten. Hier vindt u de link direct: wkp.example/wp300
JK
Jonas KellerVandaag 07:50
Perfect, gevonden! En hoe meld ik de installatie daarna aan voor de garantie?
AI-antwoordVandaag 07:50
Na de ingebruikname registreert u de installatie in het partnerportaal onder Garantie. Houd hiervoor het serienummer van het typeplaatje bij de hand.
Antwoorden
Zo werkt het

Van klantbericht naar antwoord in Teams

Stap 1

De klant schrijft

Via WhatsApp, Instagram, TikTok of in de chat op de website, helemaal zoals gewoonlijk.

Stap 2

De aanvraag komt in het juiste kanaal terecht

WebChat stuurt haar in realtime door naar het passende Teams-kanaal, bijvoorbeeld per campagne, product of regio.

Stap 3

Het team antwoordt in Teams

Het antwoord gaat automatisch terug naar de klant, zonder van app te wisselen.

Hot Lead im Chat

Kaufsignal erkannt, der Vertrieb ist sofort dabei

Euer Agent antwortet dem Kunden und holt im selben Moment das Vertriebsteam in Microsoft Teams dazu.

Demo vereinbarenBeratung buchen
Fünf Schritte

Vom Kaufsignal zum Vertriebsgespräch

Schritt 1/5

Der Kunde stellt seine Frage, ganz normal im Chat.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Weiterscrollen für den nächsten Schritt
Schritt 1/5

Der Kunde stellt seine Frage, ganz normal im Chat.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Schritt 2/5

Der Agent erkennt intern ein Kaufsignal; der Kunde merkt nichts davon.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Schritt 3/5

Der Kunde bekommt seine Antwort wie gewohnt weiter.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
Vertrieb
Gerne, ich schicke Ihnen unsere Preisübersicht und kläre parallel die Details mit unserem Team.
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Schritt 4/5

Der Agent legt den Lead im CRM an, als Hot Lead markiert.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
Vertrieb
Gerne, ich schicke Ihnen unsere Preisübersicht und kläre parallel die Details mit unserem Team.
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
🔥
Heißer Lead, an @Vertrieb übergeben, mit Erwähnung im Microsoft-Teams-Kanal.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Schritt 5/5

Das Vertriebsteam wird per @-Erwähnung in Microsoft Teams dazugeholt.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
Vertrieb
Gerne, ich schicke Ihnen unsere Preisübersicht und kläre parallel die Details mit unserem Team.
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
🔥
Heißer Lead, an @Vertrieb übergeben, mit Erwähnung im Microsoft-Teams-Kanal.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Übernehme, melde mich gleich beim Kunden.
Eure Regeln

Ihr legt fest, was ein Hot Lead ist

Die Regel steht in den Instruktionen eures Agenten, zum Beispiel Budget, Zeitrahmen oder Kanalanzahl.

Kriterien frei wählbar
Kriterien frei in den Agenten-Instruktionen.
Eigener Hinweistext
Hinweistext an das Team frei formulierbar.
Für den Kunden unsichtbar
Kunde merkt nichts von der Einstufung.
Mit Zusammenfassung
Lead mit Gesprächszusammenfassung im CRM.
FAQ

Häufige Fragen zu Hot Leads

Nein, die Einstufung ist intern; der Kunde erhält eine normale Antwort.
Das Team im zuständigen Microsoft Teams-Kanal per @-Erwähnung.
Keinen heißen Lead mehr verpassen
Kaufsignal erkannt, Vertrieb sofort in Microsoft Teams dabei.
Demo vereinbarenBeratung buchen
Aanpassing aan uw wensen

Uw WebChat, uw merk

Advertentieteksten, kleuren en positie, geheel naar uw wensen.

WebChat in de Microsoft Marketplace Demo plannen
Hoofdachtergrondkleur
#FF6600, oranje (standaard)
WebChat−

Hallo! 👋 Waarmee kunnen we je helpen? Vul even je gegevens in, we reageren via Teams.

of

Aangedreven door WebChat · Gegevens in eigen Microsoft-tenant

Tabblad „Configuratie“

Aanpassen in het tabblad „Configuratie“

Alles per kanaal.

  • Kanaalnaam voor het overzicht
  • Widgetontwerp: teksten, kleuren, positie
  • Startformulier met eigen velden
  • Vooraf ingevuld formulier, bijvoorbeeld na het inloggen
  • Aangepaste antwoorden bij klikken, ook zonder Power Platform
  • Automatische antwoorden na een ingestelde tijd
✓

Veld in het startformulier

De 'Benaming' is de weergegeven naam van het invoerveld; het 'Type' bepaalt wat er ingevoerd kan worden.
Benaming
Naam
Type
Tekst
Autocomplete
naam
Plaatshouder
,
✓

Snelantwoordknoppen

Deze knoppen worden weergegeven bij het eerste bericht dat de bezoeker schrijft.
Knoptekst
Helpen
Antwoordtekst
Hoe kunnen we u via de WebChat verder helpen? Heeft u nog informatie nodig?
✓

Reactie bij inactiviteit inschakelen

Vertraging
Na hoeveel seconden het bericht naar de widget wordt verzonden.
60
Bericht
Helaas loopt ons antwoord enige vertraging op. Even geduld a.u.b.
Insluiten

Insluiten via script of Google Tag Manager

Jullie bepalen zelf welke WebChat waar verschijnt.

Stap 1/3

Kopieer het script uit het gedeelte „Inbinden“ en plak het in de website, indien nodig via jullie webbureau.

Scroll verder voor de volgende stap
Bewijs

Van meertalige pagina’s tot naar de landingspagina

Meertalige pagina’s of speciale landingspagina’s met gerichte contactpersonen: jullie hebben de controle.

URL-regel

Welke WebChat draait waar

/support→Support-chat
/sales→Verkoop-chat
Inclusief meertalige pagina’s en landingspagina’s.
WebChat · Voorbeeld

Landingspagina met eigen contactpersoon

Een URL-regel integreert op de landingspagina gericht de juiste WebChat, inclusief taal en team.
Zo integreer je WebChat
Vragen

Kort uitgelegd

Ja, bij het integreren kunnen waarden worden doorgegeven aan het script, bijvoorbeeld voor een vooraf ingevuld formulier na het inloggen.
Nee, op maat gemaakte ‘on-click’-antwoorden werken ook zonder Power Platform.
Ja, via het betreffende script of URL-regels in Google Tag Manager.

Van testklant tot vaste klant

SaaS-aanbieders begeleiden hun klanten gedurende de gehele levenscyclus: testfase, onboarding, dagelijks gebruik, contractkwesties. WebChat bundelt WhatsApp-berichten hierover in Microsoft Teams.

  • Testfase: vragen over de functionaliteit en de eerste stappen
  • Onboarding: installatie, toegangsgegevens, eerste stappen
  • Ondersteuning: storingen en foutmeldingen als ticket met doorverwijzing naar de technische afdeling
  • Customer Success: vragen over het account, licenties en gebruik
Privacy

Uw gegevens blijven in de eigen tenant

WebChat maakt van Teams het platform voor klantcommunicatie. Alles wat daarvoor nodig is, blijft in uw Microsoft-omgeving.

  • Chatgegevens staan in de eigen Microsoft-tenant, niet bij de aanbieder
  • Aanmelding en rechten via Microsoft Entra ID, geen tweede gebruikersbeheer
  • Traceerbaar via Microsoft Audit Logs
  • Geen extra gebruikersmap, geen schaduwaccounts

Systemen voor SaaS-aanbieders koppelen

SaaS-aanbieders werken vaak met CRM, een ticketsysteem, een kennisdatabase, product- en gebruikersgegevens en een factureringssysteem. Via Microsoft Power Platform kan de AI, met toegang tot klantgegevens, de account- en ticketstatus opvragen en deze in hetzelfde proces aan uw team weergeven.

De gegevens blijven in uw eigen Microsoft-tenant, zonder omweg via een extra mailbox.

WebChat voor SaaS-aanbieders: een kennismakingsgesprek afspreken

Hoe WhatsApp in Microsoft Teams in uw werkprocessen past, wordt aan de hand van een concreet voorbeeld in een kort gesprek uitgelegd. Maak een afspraak voor een kennismakingsgesprek

FAQ

Häufige Fragen zu WhatsApp in Microsoft Teams

Was ihr vor dem Start wissen solltet – von der Nummer bis zur Lizenz.

Jetzt in Microsoft Teams testenFrage im Erstgespräch klären
Wie kommen WhatsApp-Nachrichten in Microsoft Teams an?

Jede Nachricht landet in Echtzeit im festgelegten Teams-Kanal statt in einer separaten Inbox. Über das Routing ordnet ihr Anfragen der zuständigen Abteilung oder Region zu, etwa Support, Vertrieb oder Service.

Welche Telefonnummer können wir für WhatsApp nutzen?

WebChat bindet WhatsApp Business an. Betrieben werden kann es auch mit einer Festnetznummer oder einer Durchwahl.

Wie antworten wir auf eine WhatsApp-Nachricht?

Direkt im Teams-Kanal: Eine Antwort, die ihr mit @webchat beginnt, geht zurück an den Kunden auf WhatsApp. Ohne dieses Kürzel besprecht ihr die Anfrage intern im selben Verlauf.

Wie starten Kunden ein WhatsApp-Gespräch mit uns?

Per Click-to-Chat über einen wa.me-Link, einen QR-Code oder einen Teilen-Link – zum Beispiel auf eurer Website, der Visitenkarte oder in einer Kampagne.

Was kostet WebChat für Microsoft Teams?

WebChat wird pro Kanal lizenziert, nicht pro Benutzer: Beliebig viele Mitarbeitende arbeiten im selben Kanal ohne Zusatzkosten. Gebucht wird direkt aus Microsoft Teams, abgerechnet über Microsoft oder euren Distributor. Die aktuellen Preise findet ihr unter webch.at/preise.

Können wir WebChat kostenlos testen?

Ja. Ihr könnt mit einem 7-Tage-POC mit 25 Kanälen ohne SaaS-Vertrag starten oder einen Testkanal 30 Tage lang im SaaS nutzen.

Wie schnell ist WebChat eingerichtet?

Den Basis-Durchstich von WebChat nach Microsoft Teams richtet ihr in drei Schritten in unter 10 Minuten ein: WebChat aus dem Microsoft Marketplace in einen Kanal holen, im Tab „LiveTest“ eine Nachricht senden, in Microsoft Teams mit @webchat antworten. Ein KI-Chatbot über Power Automate oder Microsoft Foundry ist eine erweiterte Einrichtung.

Wo liegen die Chatdaten?

Chat- und Verarbeitungsdaten liegen in eurem eigenen Microsoft-Tenant, nicht beim Anbieter. Den reinen Nachrichtentransport von WhatsApp übernimmt technisch Meta.

Kann ein Chatbot auf WhatsApp antworten?

Ja, optional mit eurer eigenen KI, etwa über Copilot Studio oder Microsoft Foundry. Den Chatbot schaltet ihr pro Chat direkt im Teams-Kanal ein und aus; erkennt er, dass ein Mensch übernehmen sollte, übergibt er an euer Team. Für den KI-Betrieb braucht ihr zusätzlich Power Automate Premium und Azure Pay-as-you-go.

Uw eerste WhatsApp-kanaal in Teams.

Marketplace openen, installeren, testen. De basis staat in minder dan 10 minuten.

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  • Basisinrichting in minder dan 10 minuten