WhatsApp for SaaS Providers

Consolidate onboarding, support, and sales for software customers in Microsoft Teams

WebChat for Microsoft Teams

Customer chats via land directly in Microsoft Teams.

WhatsApp, Instagram, TikTok and website chat land in real time in the right Teams channel. The team replies where it already works, with no second tool and no second login.

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  • 1 test channel, 30 days free
  • No SaaS contract
  • Billing via Microsoft
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WebChatToday 07:48
NameJonas Keller
Phone number+49 171 ••• ••63
SourceWhatsApp
Within a conversation, “@WebChat message” can be used to send a reply to WhatsApp; otherwise communication is internal.
ChatbotModerationManual
JK
Jonas KellerToday 07:48
Good morning! We are installing a WP-300 today. Where can I find the installation guide?
AI replyToday 07:48
Good morning, nice of you to get in touch! The installation guide and data sheet for the WP-300 are in the partner portal under Documents. Here is the direct link: wkp.example/wp300
JK
Jonas KellerToday 07:50
Perfect, found it! And how do I register the system for the warranty afterwards?
AI replyToday 07:50
After commissioning, register the system in the partner portal under Warranty. Have the serial number from the rating plate ready.
Reply
How it works

From the customer message to the reply in Teams

Step 1

The customer writes

By WhatsApp, Instagram, TikTok or in the chat on the website, just as usual.

Step 2

The request lands in the right channel

WebChat forwards it in real time to the appropriate Teams channel, for example by campaign, product or region.

Step 3

The team replies in Teams

The reply goes back to the customer automatically, without switching apps.

Hot Lead im Chat

Kaufsignal erkannt, der Vertrieb ist sofort dabei

Euer Agent antwortet dem Kunden und holt im selben Moment das Vertriebsteam in Microsoft Teams dazu.

Demo vereinbarenBeratung buchen
Fünf Schritte

Vom Kaufsignal zum Vertriebsgespräch

Schritt 1/5

Der Kunde stellt seine Frage, ganz normal im Chat.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Weiterscrollen für den nächsten Schritt
Schritt 1/5

Der Kunde stellt seine Frage, ganz normal im Chat.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Schritt 2/5

Der Agent erkennt intern ein Kaufsignal; der Kunde merkt nichts davon.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Schritt 3/5

Der Kunde bekommt seine Antwort wie gewohnt weiter.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
Vertrieb
Gerne, ich schicke Ihnen unsere Preisübersicht und kläre parallel die Details mit unserem Team.
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Schritt 4/5

Der Agent legt den Lead im CRM an, als Hot Lead markiert.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
Vertrieb
Gerne, ich schicke Ihnen unsere Preisübersicht und kläre parallel die Details mit unserem Team.
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
🔥
Heißer Lead, an @Vertrieb übergeben, mit Erwähnung im Microsoft-Teams-Kanal.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Schritt 5/5

Das Vertriebsteam wird per @-Erwähnung in Microsoft Teams dazugeholt.

WebChat
Was würde eine Einführung für rund 30 Kanäle kosten, Start idealerweise im nächsten Monat?
Vertrieb
Gerne, ich schicke Ihnen unsere Preisübersicht und kläre parallel die Details mit unserem Team.
SVertriebNur intern
✦
Euer Agent
● Kaufsignal erkannt
B. W.
B. W.
b•••@•••.de · Kanal: Website-Widget
Neuer Lead
Lead-Protokoll
Neuer Lead · Website-Widget
Heute · Website-Widget
Zustand: wird als Aktivität hinterlegt
Kunde fragt nach einem Demo-Termin für die Teams-Integration.
🔥
Heißer Lead, an @Vertrieb übergeben, mit Erwähnung im Microsoft-Teams-Kanal.
@VertriebNeue Anfrage mit Kaufinteresse, wer übernimmt?
Übernehme, melde mich gleich beim Kunden.
Eure Regeln

Ihr legt fest, was ein Hot Lead ist

Die Regel steht in den Instruktionen eures Agenten, zum Beispiel Budget, Zeitrahmen oder Kanalanzahl.

Kriterien frei wählbar
Kriterien frei in den Agenten-Instruktionen.
Eigener Hinweistext
Hinweistext an das Team frei formulierbar.
Für den Kunden unsichtbar
Kunde merkt nichts von der Einstufung.
Mit Zusammenfassung
Lead mit Gesprächszusammenfassung im CRM.
FAQ

Häufige Fragen zu Hot Leads

Nein, die Einstufung ist intern; der Kunde erhält eine normale Antwort.
Das Team im zuständigen Microsoft Teams-Kanal per @-Erwähnung.
Keinen heißen Lead mehr verpassen
Kaufsignal erkannt, Vertrieb sofort in Microsoft Teams dabei.
Demo vereinbarenBeratung buchen
Customization

Your WebChat, your brand

Ad copy, colors, and placement—tailored to your needs.

WebChat on the Microsoft Marketplace Arrange a demo
Main background color
#FF6600, orange (default)
WebChat−

Hello! 👋 How can we help? Please enter your information briefly; we’ll respond via Teams.

or

Powered by WebChat · Data stored in your own Microsoft tenant

“Configuration” tab

Customize in the "Configuration" tab

Everything per channel.

  • Channel name for the overview
  • Widget design: text, colors, position
  • Start form with custom fields
  • Pre-filled form, e.g., after logging in
  • Custom on-click responses, even without Power Platform
  • Automatic replies after a specified time
✓

Start form field

Label is the displayed name of the input field; Type determines the possible input.
Label
Name
Type
Text
Autocomplete
name
Placeholder
,
✓

Quick-reply buttons

These buttons appear in response to the first message written by the visitor.
Button Text
Help
Response Text
How can we assist you via WebChat? Is there any information you still need?
✓

Enable Inactivity Response

Delay
The number of seconds before the message is sent to the widget.
60
Message
Unfortunately, our response is delayed. Please wait a moment.
Embed

Embed via Script or Google Tag Manager

You decide which WebChat appears where.

Step 1/3

Copy the script from the “Embed” section and paste it into your website—through your web agency if needed.

Scroll down for the next step
Proof

From multilingual pages to the landing page

Multilingual pages or specific landing pages with designated contact persons—you’re in control.

URL Rule

Which WebChat runs where

/support→Support chat
/sales→Sales chat
Includes multilingual pages and landing pages.
WebChat · Example

Landing page with a dedicated contact person

A URL rule specifically embeds the appropriate WebChat on the landing page, including language and team.
How to integrate WebChat
Questions

Quick explanation

Yes, when integrating, values can be passed to the script—for example, to pre-fill a form after login.
No, custom on-click responses work without Power Platform.
Yes, using the respective script or URL rules in Google Tag Manager.

From Test Customer to Existing Customer

SaaS providers support their customers throughout the entire lifecycle: trial phase, onboarding, ongoing use, and contract-related issues. WebChat consolidates WhatsApp messages related to these topics in Microsoft Teams.

  • Trial phase: Questions about features and getting started
  • Onboarding: Setup, access, first steps
  • Support: Issues and error reports submitted as tickets and forwarded to the technical team
  • Customer Success: Inquiries regarding accounts, licenses, and usage
Data protection

Your data stays in your own tenant

WebChat turns Teams into the platform for customer communication. Everything required for this stays in your Microsoft environment.

  • Chat data is held in your own Microsoft tenant, not with the provider
  • Sign-in and permissions via Microsoft Entra ID, no second user administration
  • Traceable via Microsoft audit logs
  • No additional user directory, no shadow accounts

Integrating Systems for SaaS Providers

SaaS providers often work with CRM, ticketing systems, knowledge bases, product and user data, and billing systems. Through the Microsoft Power Platform, AI can access customer data to retrieve account and ticket statuses and display them to your team within the same workflow.

The data remains in your own Microsoft tenant, without having to go through an additional mailbox.

WebChat for SaaS Providers: Schedule an Initial Consultation

A brief discussion using a specific example illustrates how WhatsApp integrates into your workflows within Microsoft Teams. Schedule an initial consultation

FAQ

Häufige Fragen zu WhatsApp in Microsoft Teams

Was ihr vor dem Start wissen solltet – von der Nummer bis zur Lizenz.

Jetzt in Microsoft Teams testenFrage im Erstgespräch klären
Wie kommen WhatsApp-Nachrichten in Microsoft Teams an?

Jede Nachricht landet in Echtzeit im festgelegten Teams-Kanal statt in einer separaten Inbox. Über das Routing ordnet ihr Anfragen der zuständigen Abteilung oder Region zu, etwa Support, Vertrieb oder Service.

Welche Telefonnummer können wir für WhatsApp nutzen?

WebChat bindet WhatsApp Business an. Betrieben werden kann es auch mit einer Festnetznummer oder einer Durchwahl.

Wie antworten wir auf eine WhatsApp-Nachricht?

Direkt im Teams-Kanal: Eine Antwort, die ihr mit @webchat beginnt, geht zurück an den Kunden auf WhatsApp. Ohne dieses Kürzel besprecht ihr die Anfrage intern im selben Verlauf.

Wie starten Kunden ein WhatsApp-Gespräch mit uns?

Per Click-to-Chat über einen wa.me-Link, einen QR-Code oder einen Teilen-Link – zum Beispiel auf eurer Website, der Visitenkarte oder in einer Kampagne.

Was kostet WebChat für Microsoft Teams?

WebChat wird pro Kanal lizenziert, nicht pro Benutzer: Beliebig viele Mitarbeitende arbeiten im selben Kanal ohne Zusatzkosten. Gebucht wird direkt aus Microsoft Teams, abgerechnet über Microsoft oder euren Distributor. Die aktuellen Preise findet ihr unter webch.at/preise.

Können wir WebChat kostenlos testen?

Ja. Ihr könnt mit einem 7-Tage-POC mit 25 Kanälen ohne SaaS-Vertrag starten oder einen Testkanal 30 Tage lang im SaaS nutzen.

Wie schnell ist WebChat eingerichtet?

Den Basis-Durchstich von WebChat nach Microsoft Teams richtet ihr in drei Schritten in unter 10 Minuten ein: WebChat aus dem Microsoft Marketplace in einen Kanal holen, im Tab „LiveTest“ eine Nachricht senden, in Microsoft Teams mit @webchat antworten. Ein KI-Chatbot über Power Automate oder Microsoft Foundry ist eine erweiterte Einrichtung.

Wo liegen die Chatdaten?

Chat- und Verarbeitungsdaten liegen in eurem eigenen Microsoft-Tenant, nicht beim Anbieter. Den reinen Nachrichtentransport von WhatsApp übernimmt technisch Meta.

Kann ein Chatbot auf WhatsApp antworten?

Ja, optional mit eurer eigenen KI, etwa über Copilot Studio oder Microsoft Foundry. Den Chatbot schaltet ihr pro Chat direkt im Teams-Kanal ein und aus; erkennt er, dass ein Mensch übernehmen sollte, übergibt er an euer Team. Für den KI-Betrieb braucht ihr zusätzlich Power Automate Premium und Azure Pay-as-you-go.

Your first WhatsApp channel in Teams.

Open the Marketplace, install, test. The basics are in place in under 10 minutes.

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  • No SaaS contract
  • Basic setup in under 10 minutes