WhatsApp für SaaS-Anbieter
Onboarding, Support und Vertrieb für Softwarekunden in Microsoft Teams bündeln
WebChat for Microsoft Teams
Kundenchats via landen direkt in Microsoft Teams.
WhatsApp, Instagram, TikTok und Website-Chat landen in Echtzeit im richtigen Teams-Kanal. Das Team antwortet dort, wo es ohnehin arbeitet, ohne zweites Tool und ohne zweiten Login.
- 1 Testkanal, 30 Tage kostenlos
- Ohne SaaS-Vertrag
- Abrechnung über Microsoft
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| Name | Jonas Keller |
| Telefonnummer | +49 171 ••• ••63 |
| Source |
So funktioniert es
Von der Kundennachricht zur Antwort in Teams
Der Kunde schreibt
Per WhatsApp, Instagram, TikTok oder im Chat auf der Website, ganz wie gewohnt.
Die Anfrage landet im richtigen Kanal
WebChat leitet sie in Echtzeit an den passenden Teams-Kanal weiter, etwa nach Kampagne, Produkt oder Region.
Das Team antwortet in Teams
Die Antwort geht automatisch an den Kunden zurück, ohne App-Wechsel.
Hot Lead im Chat
Kaufsignal erkannt, der Vertrieb ist sofort dabei
Euer Agent antwortet dem Kunden und holt im selben Moment das Vertriebsteam in Microsoft Teams dazu.
Vom Kaufsignal zum Vertriebsgespräch
Der Kunde stellt seine Frage, ganz normal im Chat.
Der Kunde stellt seine Frage, ganz normal im Chat.
Der Agent erkennt intern ein Kaufsignal; der Kunde merkt nichts davon.
Der Kunde bekommt seine Antwort wie gewohnt weiter.
Der Agent legt den Lead im CRM an, als Hot Lead markiert.
Das Vertriebsteam wird per @-Erwähnung in Microsoft Teams dazugeholt.
Ihr legt fest, was ein Hot Lead ist
Die Regel steht in den Instruktionen eures Agenten, zum Beispiel Budget, Zeitrahmen oder Kanalanzahl.
Häufige Fragen zu Hot Leads
Individualisierung
Euer WebChat, eure Marke
Anzeigetexte, Farben und Position, passend zu euren Anforderungen.
Anpassen im Tab „Konfiguration“
Alles pro Kanal.
- Kanalname für die Übersicht
- Widget-Design: Texte, Farben, Position
- Startformular mit eigenen Feldern
- Vorausgefülltes Formular, z. B. nach einem Login
- Benutzerdefinierte On-Click-Antworten, auch ohne Power Platform
- Automatische Antworten nach festgelegter Zeit
Startformular-Feld
Quick-Reply-Buttons
Inaktivitätsreaktion aktivieren
Einbinden per Script oder Google Tag Manager
Ihr entscheidet, welcher WebChat wo erscheint.
Script aus dem Bereich „Einbinden“ kopieren und in die Website einfügen, bei Bedarf über eure Webagentur.
Script aus dem Bereich „Einbinden“ kopieren und in die Website einfügen, bei Bedarf über eure Webagentur.
Alternativ Google Tag Manager mit URL-Regeln: /support für den Support-Chat, /sales für den Sales-Chat.
WebChat, Widget laden
So entscheidet ihr, auf welchen Bereichen welcher WebChat eingebunden ist.
Welcher WebChat läuft wo
Von mehrsprachigen Seiten bis zur Landingpage
Mehrsprachige Seiten oder spezielle Landingpages mit gezielten Ansprechpartnern, ihr habt die Kontrolle.
Kurz erklärt
Vom Testkunden bis zum Bestandskunden
SaaS-Anbieter begleiten ihre Kunden über den gesamten Lebenszyklus: Testphase, Onboarding, laufende Nutzung, Vertragsfragen. WebChat führt WhatsApp-Nachrichten dazu in Microsoft Teams zusammen.
- Testphase: Fragen zum Funktionsumfang und Einstieg
- Onboarding: Einrichtung, Zugänge, erste Schritte
- Support: Störungen und Fehlermeldungen als Ticket mit Übergabe an die Technik
- Customer Success: Rückfragen zu Konto, Lizenzen und Nutzung
Datenschutz
Ihre Daten bleiben im eigenen Tenant
WebChat macht Teams zur Plattform für Kundenkommunikation. Alles, was dafür nötig ist, bleibt in Ihrer Microsoft Umgebung.
- Chatdaten liegen im eigenen Microsoft Tenant, nicht beim Anbieter
- Anmeldung und Rechte über Microsoft Entra ID, keine zweite Benutzerverwaltung
- Nachvollziehbar über Microsoft Audit Logs
- Kein zusätzliches Benutzerverzeichnis, keine Schattenkonten
Systeme für SaaS-Anbieter anbinden
SaaS-Anbieter arbeiten häufig mit CRM, Ticketsystem, Wissensdatenbank, Produkt- und Nutzerdaten sowie einem Abrechnungssystem. Über Microsoft Power Platform kann die KI mit Zugriff auf Kundendaten Konto und Ticketstatus abrufen und Ihrem Team im selben Verlauf anzeigen.
Die Daten bleiben im eigenen Microsoft-Tenant, ohne Umweg über ein weiteres Postfach.
WebChat für SaaS-Anbieter: Erstgespräch vereinbaren
Wie sich WhatsApp in Microsoft Teams in Ihre Abläufe einfügt, zeigt ein kurzes Gespräch am konkreten Beispiel. Erstgespräch vereinbaren
Häufige Fragen zu WhatsApp in Microsoft Teams
Was ihr vor dem Start wissen solltet – von der Nummer bis zur Lizenz.
Wie kommen WhatsApp-Nachrichten in Microsoft Teams an?
Jede Nachricht landet in Echtzeit im festgelegten Teams-Kanal statt in einer separaten Inbox. Über das Routing ordnet ihr Anfragen der zuständigen Abteilung oder Region zu, etwa Support, Vertrieb oder Service.
Welche Telefonnummer können wir für WhatsApp nutzen?
WebChat bindet WhatsApp Business an. Betrieben werden kann es auch mit einer Festnetznummer oder einer Durchwahl.
Wie antworten wir auf eine WhatsApp-Nachricht?
Direkt im Teams-Kanal: Eine Antwort, die ihr mit @webchat beginnt, geht zurück an den Kunden auf WhatsApp. Ohne dieses Kürzel besprecht ihr die Anfrage intern im selben Verlauf.
Wie starten Kunden ein WhatsApp-Gespräch mit uns?
Per Click-to-Chat über einen wa.me-Link, einen QR-Code oder einen Teilen-Link – zum Beispiel auf eurer Website, der Visitenkarte oder in einer Kampagne.
Was kostet WebChat für Microsoft Teams?
WebChat wird pro Kanal lizenziert, nicht pro Benutzer: Beliebig viele Mitarbeitende arbeiten im selben Kanal ohne Zusatzkosten. Gebucht wird direkt aus Microsoft Teams, abgerechnet über Microsoft oder euren Distributor. Die aktuellen Preise findet ihr unter webch.at/preise.
Können wir WebChat kostenlos testen?
Ja. Ihr könnt mit einem 7-Tage-POC mit 25 Kanälen ohne SaaS-Vertrag starten oder einen Testkanal 30 Tage lang im SaaS nutzen.
Wie schnell ist WebChat eingerichtet?
Den Basis-Durchstich von WebChat nach Microsoft Teams richtet ihr in drei Schritten in unter 10 Minuten ein: WebChat aus dem Microsoft Marketplace in einen Kanal holen, im Tab „LiveTest“ eine Nachricht senden, in Microsoft Teams mit @webchat antworten. Ein KI-Chatbot über Power Automate oder Microsoft Foundry ist eine erweiterte Einrichtung.
Wo liegen die Chatdaten?
Chat- und Verarbeitungsdaten liegen in eurem eigenen Microsoft-Tenant, nicht beim Anbieter. Den reinen Nachrichtentransport von WhatsApp übernimmt technisch Meta.
Kann ein Chatbot auf WhatsApp antworten?
Ja, optional mit eurer eigenen KI, etwa über Copilot Studio oder Microsoft Foundry. Den Chatbot schaltet ihr pro Chat direkt im Teams-Kanal ein und aus; erkennt er, dass ein Mensch übernehmen sollte, übergibt er an euer Team. Für den KI-Betrieb braucht ihr zusätzlich Power Automate Premium und Azure Pay-as-you-go.
Ihr erster WhatsApp Kanal in Teams.
Marketplace öffnen, installieren, testen. Die Basis steht in unter 10 Minuten.
- 1 Testkanal, 30 Tage kostenlos
- Ohne SaaS-Vertrag
- Basis-Einrichtung in unter 10 Minuten