WhatsApp voor de groothandel

Bestelstatus, vragen over levering en klachten beantwoorden in de Teams-inbox

WhatsApp → Microsoft Teams

Jede WhatsApp-Anfrage landet in Echtzeit im definierten Microsoft-Teams-Kanal. Keine separate Inbox. Kein zweiter Login. Kein neues Tool.

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Zo start u

In drie stappen naar het eerste antwoord

De basis staat in minder dan 10 minuten. Ook met een vast nummer of doorkiesnummer.

  1. WebChat uit de Marketplace halen

    Zoals elke andere Teams-app, direct in een kanaal.

  2. In het tabblad LiveTest een bericht verzenden

    Formulier invullen en het eerste bericht verzenden.

  3. In Teams antwoorden met @webchat

    Het antwoord gaat terug naar de klant, klaar.

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Eskalation an den Menschen

Die KI weiß, wann sie übergeben muss

Bei einer Beschwerde oder einem heiklen Anliegen tritt der Chatbot zurück, euer Team übernimmt in Microsoft Teams.

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Sechs Schritte

So läuft die Übergabe

Schritt 1/6

Der Chatbot beantwortet die Routinefrage wie gewohnt.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

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Schritt 1/6

Der Chatbot beantwortet die Routinefrage wie gewohnt.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 2/6

Eine verärgerte Nachricht löst die Übergabe aus.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 3/6

Die fest hinterlegte Übergabemeldung geht an den Kunden.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
✦T
Ich verbinde Sie mit unserem Team.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 4/6

Der Chatbot pausiert für diese Konversation.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
✦T
Ich verbinde Sie mit unserem Team.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot pausiert

Für diese Konversation antwortet nur euer Team.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 5/6

Das Team wird im Kanal erwähnt und erinnert.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
✦T
Ich verbinde Sie mit unserem Team.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot pausiert

Für diese Konversation antwortet nur euer Team.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.
Erinnerung: noch keine Rückmeldung im Kanal.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 6/6

Das Team antwortet, der Chatbot bleibt jederzeit wieder aktivierbar.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
✦T
Ich verbinde Sie mit unserem Team.
T
Guten Tag, ich übernehme ab hier und schaue mir den Fall direkt an.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.
T
@webchat Guten Tag, ich übernehme ab hier und schaue mir den Fall direkt an.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 6/6

Das Team antwortet, der Chatbot bleibt jederzeit wieder aktivierbar.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
✦T
Ich verbinde Sie mit unserem Team.
T
Guten Tag, ich übernehme ab hier und schaue mir den Fall direkt an.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.
T
@webchat Guten Tag, ich übernehme ab hier und schaue mir den Fall direkt an.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Eure Regeln

Ihr bestimmt die Regeln

Ihr bestimmt, wann eskaliert wird
Wann eskaliert wird, in den Agenten-Instruktionen.
Fester Text statt KI-Formulierung
Übergabemeldung an den Kunden, fester Text statt KI-Formulierung.
Erinnerung bei Stille
Erinnerungsintervall, falls niemand antwortet.
Wieder aktivierbar
Chatbot je Konversation wieder aktivierbar.
Drei Modi

Chatbot, Moderation oder manuell

Eskalation ergänzt die drei Modi: Auch ein vollautomatischer Chatbot gibt ab, wenn es darauf ankommt.

ChatbotModerationManuell
  • Chatbot antwortet eigenständig, solange keine Eskalationsregel greift.
  • Moderation ein Mensch bestätigt jede Antwort, bevor sie geht.
  • Manuell das Team antwortet ohne Chatbot-Beteiligung.
FAQ

Häufige Fragen zur Eskalation

Eure fest hinterlegte Übergabemeldung, keine improvisierte KI-Antwort.
Nein, für diese Konversation ist er pausiert, bis euer Team ihn wieder aktiviert.
WebChat erinnert nach der festgelegten Zeit erneut im Kanal.
KI mit Sicherheitsnetz
Der Chatbot tritt zurück, sobald es darauf ankommt.
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Typische vraagstukken in de groothandel

In de groothandel zijn snelle reactietijden van groot belang: wanneer een inkoper op een levering wacht, wil hij direct weten of een artikel op voorraad is. WebChat zet WhatsApp-berichten om in taken die het team gezamenlijk in Microsoft Teams afhandelt.

  • Beschikbaarheid en levertijd van afzonderlijke artikelen
  • Status van een bestelling of zending
  • Klachten met ordernummer en foto’s
  • Herbestellingen en raamovereenkomsten met vaste contactpersonen
Privacy

Uw gegevens blijven in de eigen tenant

WebChat maakt van Teams het platform voor klantcommunicatie. Alles wat daarvoor nodig is, blijft in uw Microsoft-omgeving.

  • Chatgegevens staan in de eigen Microsoft-tenant, niet bij de aanbieder
  • Aanmelding en rechten via Microsoft Entra ID, geen tweede gebruikersbeheer
  • Traceerbaar via Microsoft Audit Logs
  • Geen extra gebruikersmap, geen schaduwaccounts

Systemen aansluiten bij de groothandel

Groothandels werken doorgaans met een ERP- en voorraadbeheersysteem, een klantenbeheersysteem, een verzend- of logistieksysteem en een ticketsysteem. Via Microsoft Power Platform kan de AI daar, met toegang tot klantgegevens, de bestelstatus en artikelinformatie opvragen en deze in de chat weergeven.

Bedrijfsgegevens blijven in uw eigen Microsoft-tenant en de toegang is afhankelijk van de rechten die uw organisatie toekent.

WebChat voor de groothandel: een eerste gesprek afspreken

Hoe WhatsApp in Microsoft Teams in uw werkprocessen past, wordt aan de hand van een concreet voorbeeld in een kort gesprek uitgelegd. Maak een afspraak voor een kennismakingsgesprek

FAQ

Häufige Fragen zu WhatsApp in Microsoft Teams

Was ihr vor dem Start wissen solltet – von der Nummer bis zur Lizenz.

Jetzt in Microsoft Teams testenFrage im Erstgespräch klären
Wie kommen WhatsApp-Nachrichten in Microsoft Teams an?

Jede Nachricht landet in Echtzeit im festgelegten Teams-Kanal statt in einer separaten Inbox. Über das Routing ordnet ihr Anfragen der zuständigen Abteilung oder Region zu, etwa Support, Vertrieb oder Service.

Welche Telefonnummer können wir für WhatsApp nutzen?

WebChat bindet WhatsApp Business an. Betrieben werden kann es auch mit einer Festnetznummer oder einer Durchwahl.

Wie antworten wir auf eine WhatsApp-Nachricht?

Direkt im Teams-Kanal: Eine Antwort, die ihr mit @webchat beginnt, geht zurück an den Kunden auf WhatsApp. Ohne dieses Kürzel besprecht ihr die Anfrage intern im selben Verlauf.

Wie starten Kunden ein WhatsApp-Gespräch mit uns?

Per Click-to-Chat über einen wa.me-Link, einen QR-Code oder einen Teilen-Link – zum Beispiel auf eurer Website, der Visitenkarte oder in einer Kampagne.

Was kostet WebChat für Microsoft Teams?

WebChat wird pro Kanal lizenziert, nicht pro Benutzer: Beliebig viele Mitarbeitende arbeiten im selben Kanal ohne Zusatzkosten. Gebucht wird direkt aus Microsoft Teams, abgerechnet über Microsoft oder euren Distributor. Die aktuellen Preise findet ihr unter webch.at/preise.

Können wir WebChat kostenlos testen?

Ja. Ihr könnt mit einem 7-Tage-POC mit 25 Kanälen ohne SaaS-Vertrag starten oder einen Testkanal 30 Tage lang im SaaS nutzen.

Wie schnell ist WebChat eingerichtet?

Den Basis-Durchstich von WebChat nach Microsoft Teams richtet ihr in drei Schritten in unter 10 Minuten ein: WebChat aus dem Microsoft Marketplace in einen Kanal holen, im Tab „LiveTest“ eine Nachricht senden, in Microsoft Teams mit @webchat antworten. Ein KI-Chatbot über Power Automate oder Microsoft Foundry ist eine erweiterte Einrichtung.

Wo liegen die Chatdaten?

Chat- und Verarbeitungsdaten liegen in eurem eigenen Microsoft-Tenant, nicht beim Anbieter. Den reinen Nachrichtentransport von WhatsApp übernimmt technisch Meta.

Kann ein Chatbot auf WhatsApp antworten?

Ja, optional mit eurer eigenen KI, etwa über Copilot Studio oder Microsoft Foundry. Den Chatbot schaltet ihr pro Chat direkt im Teams-Kanal ein und aus; erkennt er, dass ein Mensch übernehmen sollte, übergibt er an euer Team. Für den KI-Betrieb braucht ihr zusätzlich Power Automate Premium und Azure Pay-as-you-go.

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