WhatsApp for Wholesale

Respond to inquiries about order status, delivery questions, and complaints in the Teams inbox

WhatsApp → Microsoft Teams

Jede WhatsApp-Anfrage landet in Echtzeit im definierten Microsoft-Teams-Kanal. Keine separate Inbox. Kein zweiter Login. Kein neues Tool.

Start • Anwendungsfälle • WhatsApp → Teams

How to get started

To the first reply in three steps

The basics are in place in under 10 minutes. Also with a landline number or extension.

  1. Get WebChat from the Marketplace

    Like any other Teams app, directly into a channel.

  2. Send a message in the LiveTest tab

    Fill in the form and send the first message.

  3. Reply in Teams with @webchat

    The reply goes back to the customer, done.

WhatsApp setup    Installation    Test

Eskalation an den Menschen

Die KI weiß, wann sie übergeben muss

Bei einer Beschwerde oder einem heiklen Anliegen tritt der Chatbot zurück, euer Team übernimmt in Microsoft Teams.

Demo vereinbarenBeratung buchen
Sechs Schritte

So läuft die Übergabe

Schritt 1/6

Der Chatbot beantwortet die Routinefrage wie gewohnt.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

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Schritt 1/6

Der Chatbot beantwortet die Routinefrage wie gewohnt.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 2/6

Eine verärgerte Nachricht löst die Übergabe aus.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 3/6

Die fest hinterlegte Übergabemeldung geht an den Kunden.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
✦T
Ich verbinde Sie mit unserem Team.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 4/6

Der Chatbot pausiert für diese Konversation.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
✦T
Ich verbinde Sie mit unserem Team.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot pausiert

Für diese Konversation antwortet nur euer Team.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 5/6

Das Team wird im Kanal erwähnt und erinnert.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
✦T
Ich verbinde Sie mit unserem Team.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot pausiert

Für diese Konversation antwortet nur euer Team.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.
Erinnerung: noch keine Rückmeldung im Kanal.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 6/6

Das Team antwortet, der Chatbot bleibt jederzeit wieder aktivierbar.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
✦T
Ich verbinde Sie mit unserem Team.
T
Guten Tag, ich übernehme ab hier und schaue mir den Fall direkt an.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.
T
@webchat Guten Tag, ich übernehme ab hier und schaue mir den Fall direkt an.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Schritt 6/6

Das Team antwortet, der Chatbot bleibt jederzeit wieder aktivierbar.

WebChat
Wo finde ich die Rechnung von letztem Monat?
Die letzte Rechnung finden Sie im Kundenportal unter „Rechnungen“.
Das ist jetzt das dritte Mal, dass mein Problem nicht gelöst wird!
✦T
Ich verbinde Sie mit unserem Team.
T
Guten Tag, ich übernehme ab hier und schaue mir den Fall direkt an.
⛭WebChat SteuerungSupport
Chatbot aktiv

Euer Agent antwortet im Support-Kanal automatisch.

SSupport
@SupportÜbergabe wartet auf Übernahme.
T
@webchat Guten Tag, ich übernehme ab hier und schaue mir den Fall direkt an.

Die Übergabemeldung ist fest hinterlegt, der Chatbot improvisiert bei einer Eskalation nicht.

Eure Regeln

Ihr bestimmt die Regeln

Ihr bestimmt, wann eskaliert wird
Wann eskaliert wird, in den Agenten-Instruktionen.
Fester Text statt KI-Formulierung
Übergabemeldung an den Kunden, fester Text statt KI-Formulierung.
Erinnerung bei Stille
Erinnerungsintervall, falls niemand antwortet.
Wieder aktivierbar
Chatbot je Konversation wieder aktivierbar.
Drei Modi

Chatbot, Moderation oder manuell

Eskalation ergänzt die drei Modi: Auch ein vollautomatischer Chatbot gibt ab, wenn es darauf ankommt.

ChatbotModerationManuell
  • Chatbot antwortet eigenständig, solange keine Eskalationsregel greift.
  • Moderation ein Mensch bestätigt jede Antwort, bevor sie geht.
  • Manuell das Team antwortet ohne Chatbot-Beteiligung.
FAQ

Häufige Fragen zur Eskalation

Eure fest hinterlegte Übergabemeldung, keine improvisierte KI-Antwort.
Nein, für diese Konversation ist er pausiert, bis euer Team ihn wieder aktiviert.
WebChat erinnert nach der festgelegten Zeit erneut im Kanal.
KI mit Sicherheitsnetz
Der Chatbot tritt zurück, sobald es darauf ankommt.
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All WhatsApp Instagram TikTok Website widget AI/Foundry Power Automate

Common Concerns in Wholesale

In wholesale, quick responses are key: When waiting for a delivery, buyers want to know immediately whether an item is available. WebChat turns WhatsApp messages into tasks that the team collaborates on in Microsoft Teams.

  • Availability and delivery times for individual items
  • Status of an order or shipment
  • Complaints with order numbers and photos
  • Reorders and framework agreements with designated contacts
Data protection

Your data stays in your own tenant

WebChat turns Teams into the platform for customer communication. Everything required for this stays in your Microsoft environment.

  • Chat data is held in your own Microsoft tenant, not with the provider
  • Sign-in and permissions via Microsoft Entra ID, no second user administration
  • Traceable via Microsoft audit logs
  • No additional user directory, no shadow accounts

Integrating Systems with Wholesale Partners

Wholesalers typically use an ERP and inventory management system, a customer management system, a shipping or logistics system, and a ticketing system. Through the Microsoft Power Platform, the AI can access customer data to retrieve order status and product information and provide it via chat.

Business data remains within your own Microsoft tenant, and access is governed by the permissions granted by your organization.

WebChat for Wholesale: Schedule an Initial Consultation

A brief discussion using a specific example illustrates how WhatsApp integrates into your workflows within Microsoft Teams. Schedule an initial consultation

FAQ

Häufige Fragen zu WhatsApp in Microsoft Teams

Was ihr vor dem Start wissen solltet – von der Nummer bis zur Lizenz.

Jetzt in Microsoft Teams testenFrage im Erstgespräch klären
Wie kommen WhatsApp-Nachrichten in Microsoft Teams an?

Jede Nachricht landet in Echtzeit im festgelegten Teams-Kanal statt in einer separaten Inbox. Über das Routing ordnet ihr Anfragen der zuständigen Abteilung oder Region zu, etwa Support, Vertrieb oder Service.

Welche Telefonnummer können wir für WhatsApp nutzen?

WebChat bindet WhatsApp Business an. Betrieben werden kann es auch mit einer Festnetznummer oder einer Durchwahl.

Wie antworten wir auf eine WhatsApp-Nachricht?

Direkt im Teams-Kanal: Eine Antwort, die ihr mit @webchat beginnt, geht zurück an den Kunden auf WhatsApp. Ohne dieses Kürzel besprecht ihr die Anfrage intern im selben Verlauf.

Wie starten Kunden ein WhatsApp-Gespräch mit uns?

Per Click-to-Chat über einen wa.me-Link, einen QR-Code oder einen Teilen-Link – zum Beispiel auf eurer Website, der Visitenkarte oder in einer Kampagne.

Was kostet WebChat für Microsoft Teams?

WebChat wird pro Kanal lizenziert, nicht pro Benutzer: Beliebig viele Mitarbeitende arbeiten im selben Kanal ohne Zusatzkosten. Gebucht wird direkt aus Microsoft Teams, abgerechnet über Microsoft oder euren Distributor. Die aktuellen Preise findet ihr unter webch.at/preise.

Können wir WebChat kostenlos testen?

Ja. Ihr könnt mit einem 7-Tage-POC mit 25 Kanälen ohne SaaS-Vertrag starten oder einen Testkanal 30 Tage lang im SaaS nutzen.

Wie schnell ist WebChat eingerichtet?

Den Basis-Durchstich von WebChat nach Microsoft Teams richtet ihr in drei Schritten in unter 10 Minuten ein: WebChat aus dem Microsoft Marketplace in einen Kanal holen, im Tab „LiveTest“ eine Nachricht senden, in Microsoft Teams mit @webchat antworten. Ein KI-Chatbot über Power Automate oder Microsoft Foundry ist eine erweiterte Einrichtung.

Wo liegen die Chatdaten?

Chat- und Verarbeitungsdaten liegen in eurem eigenen Microsoft-Tenant, nicht beim Anbieter. Den reinen Nachrichtentransport von WhatsApp übernimmt technisch Meta.

Kann ein Chatbot auf WhatsApp antworten?

Ja, optional mit eurer eigenen KI, etwa über Copilot Studio oder Microsoft Foundry. Den Chatbot schaltet ihr pro Chat direkt im Teams-Kanal ein und aus; erkennt er, dass ein Mensch übernehmen sollte, übergibt er an euer Team. Für den KI-Betrieb braucht ihr zusätzlich Power Automate Premium und Azure Pay-as-you-go.

Your first WhatsApp channel in Teams.

Open the Marketplace, install, test. The basics are in place in under 10 minutes.

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  • Basic setup in under 10 minutes