WhatsApp für Recruiting
Bewerberkommunikation per WhatsApp direkt in Microsoft Teams steuern
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WhatsApp in Microsoft Teams
WhatsApp rein. Teams raus.
Kunden schreiben wie gewohnt per WhatsApp. Das Team antwortet direkt im richtigen Teams-Kanal, ohne App-Wechsel und ohne zweite Inbox.
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| Name | Jana Pohl |
| Telefonnummer | +49 151 ••• ••42 |
| Source |
Rückfragen von Bewerbenden schnell beantworten
Wann ist das Gespräch? Welche Unterlagen fehlen? Das Recruiting-Team sieht jede Nachricht in einem gemeinsamen Teams-Kanal, vertritt sich bei Abwesenheit und antwortet mit Vorlagen.
Typische Fälle: Stand der Bewerbung, fehlende Unterlagen, Fragen zur Stelle.
Warum WhatsApp in Teams
Ein Kanal für Kunden, ein Arbeitsplatz für das Team
Echtzeit statt Postfach
Jede Nachricht erscheint sofort im zuständigen Teams-Kanal.
Das richtige Team antwortet
Support, Vertrieb oder Service: Anfragen werden automatisch dem passenden Kanal zugeordnet.
Keine Doppelantworten
Eine Konversation, ein Kanal, eine Antwort. Kein paralleles Bearbeiten in mehreren Postfächern.
Vorstellungsgespräche per WhatsApp abstimmen
Terminvorschläge, Zusagen und Verschiebungen laufen im selben Chat. Über den Flow Termin buchen entsteht der Termin im Kalender, Bewerbende erhalten die Bestätigung per WhatsApp.
Typische Fälle: Terminvorschlag, Verschiebung, Wegbeschreibung und Erinnerung.
So starten Sie
In drei Schritten zur ersten Antwort
Die Basis steht in unter 10 Minuten. Auch mit Festnetznummer oder Durchwahl.
WebChat aus dem Marketplace holen
Wie jede andere Teams-App, direkt in einen Kanal.
Im Tab LiveTest eine Nachricht senden
Formular ausfüllen und die erste Nachricht abschicken.
In Teams mit @webchat antworten
Die Antwort geht zurück an den Kunden, fertig.
Hot Lead im Chat
Kaufsignal erkannt, der Vertrieb ist sofort dabei
Euer Agent antwortet dem Kunden und holt im selben Moment das Vertriebsteam in Microsoft Teams dazu.
Vom Kaufsignal zum Vertriebsgespräch
Der Kunde stellt seine Frage, ganz normal im Chat.
Der Kunde stellt seine Frage, ganz normal im Chat.
Der Agent erkennt intern ein Kaufsignal; der Kunde merkt nichts davon.
Der Kunde bekommt seine Antwort wie gewohnt weiter.
Der Agent legt den Lead im CRM an, als Hot Lead markiert.
Das Vertriebsteam wird per @-Erwähnung in Microsoft Teams dazugeholt.
Ihr legt fest, was ein Hot Lead ist
Die Regel steht in den Instruktionen eures Agenten, zum Beispiel Budget, Zeitrahmen oder Kanalanzahl.
Häufige Fragen zu Hot Leads
WebChat für Recruiting: Erstgespräch vereinbaren
Fragen von Bewerberinnen und Bewerbern per WhatsApp landen direkt beim Recruiting-Team in Microsoft Teams – ohne Umweg über ein zusätzliches Postfach. Im Erstgespräch zeigt das WebChat-Team, wie das für Recruiting eingerichtet wird.
Datenschutz
Ihre Gespräche bleiben bei Ihnen
Kundenchats gehören in den eigenen Microsoft Tenant und nicht auf fremde Server.
- Chatdaten im eigenen Microsoft Tenant
- Rechte kommen aus Teams, Anmeldung über Microsoft Entra ID
- Microsoft Audit Logs für Nachvollziehbarkeit
- Keine Weitergabe an fremde KI-Systeme
Der reine Nachrichtentransport von WhatsApp läuft technisch über Meta.
Talente aus Kurzanfragen in die Pipeline übernehmen
Eine Kurznachricht mit Interesse an einer Stelle wird als Hot Lead erfasst und an die zuständige Fachabteilung oder den Recruiter übergeben, ohne Medienbruch.
Typische Fälle: Initiativanfrage, Interesse an Ausbildung oder Werkstudium, Talentpool.
Mehr dazu: KI mit Microsoft Foundry und Copilot, Microsoft Power Platform und die Übersicht aller WebChat-Themen.
Häufige Fragen
Brauche ich für WhatsApp im Recruiting zusätzliche Software? Nein. Ihr Team arbeitet direkt in Microsoft Teams, Zusatzsoftware ist nicht nötig.
Können mehrere Recruiter gemeinsam antworten? Ja. Nachrichten landen im gemeinsamen Teams-Kanal, das Team verteilt und übernimmt sie.
Lassen sich Gesprächstermine abstimmen? Ja, zum Beispiel über den Flow Termin buchen, angepasst an Ihre Abläufe.
Wie werden Interessenten in die Pipeline übernommen? Über den Flow Hot Lead lassen sich Interessenten an die zuständige Stelle übergeben.
Wie starte ich? Über die Schaltfläche „WhatsApp hinzufügen“ fügen Sie WhatsApp als Kanal zu WebChat for Microsoft Teams hinzu.
Gut zu wissen