WhatsApp für Hochschulen und Universitäten
Anfragen von Studieninteressierten und Studierenden in Teams beantworten
Startseite / Website-Widget
Website-Widget in Microsoft Teams
Der Chat auf Ihrer Website. Die Antwort aus Teams.
Besucher schreiben im Widget, der Vertrieb antwortet direkt in Microsoft Teams. Ein Script-Tag genügt, um das Widget einzubinden.
<script src="https://webchat.inwebco.com/widget.js?channel=KANAL-ID" async></script>
So funktioniert es
Von der Kundennachricht zur Antwort in Teams
Der Kunde schreibt
Per WhatsApp, Instagram, TikTok oder im Chat auf der Website, ganz wie gewohnt.
Die Anfrage landet im richtigen Kanal
WebChat leitet sie in Echtzeit an den passenden Teams-Kanal weiter, etwa nach Kampagne, Produkt oder Region.
Das Team antwortet in Teams
Die Antwort geht automatisch an den Kunden zurück, ohne App-Wechsel.
Termin im Chat buchen
Vom Chat zum Termin in einer Nachricht
Euer Agent zeigt freie Termine aus Microsoft Bookings und bucht direkt.
Vom Wunsch zum bestätigten Termin
Kunde fragt nach einer Demo.
Kunde fragt nach einer Demo.
Der Agent bietet freie Termine an, in der Zeitzone des Kunden.
Slot gewählt, gebucht: Die Formulardaten reichen, eine Bestätigungsmail folgt.
Nur eigene Termine
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Kunde möchte seinen Termin verschieben, der Agent verifiziert kurz per Einmal-Code.
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Kunde möchte seinen Termin verschieben, der Agent verifiziert kurz per Einmal-Code.
Der Code geht an den im CRM hinterlegten Kanal, nie an eine im Chat neu genannte Adresse.
Der Agent zeigt die eigenen künftigen Termine.
Neuer Slot gewählt: Klappt das Verschieben ausnahmsweise nicht, sagt der Agent das offen und bietet sofort neue Termine an.
Ehrlich, wenn etwas schiefgeht
Scheitert eine Umbuchung, nachdem der alte Termin schon storniert ist, sagt der Agent das offen und bietet sofort neue Slots an.
Häufige Fragen zur Terminbuchung
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11Kunde schreibt22In Teams33Team/Chatbot antwortet44Zurück beim Kunden→↓Landet in Microsoft Teams←↑Antwort zurück auf WhatsAppReklamation direkt im Support-KanalReklamations-Flow öffnen →
Reklamation direkt im Support-Kanal
WhatsApp → SupportEin Kunde meldet per WhatsApp eine Reklamation. Die Nachricht erscheint in Echtzeit im Support-Teams-Kanal und wird dort ohne App-Wechsel bearbeitet.
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Routingin Ihren Teams-KanalAngebotsanfrage im Vertriebs-KanalAnfrage-Flow öffnen →
Angebotsanfrage im Vertriebs-Kanal
WhatsApp → VertriebEin Interessent fragt per WhatsApp nach einem Angebot. Die Anfrage landet direkt beim Vertriebsteam in Teams.
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11Kunde schreibt22In Teams33Team/Chatbot antwortet44Zurück beim Kunden→↓Landet in Microsoft Teams←↑Antwort zurück auf InstagramKI-Vorqualifizierung außerhalb der BürozeitenKI-Flow öffnen →
KI-Vorqualifizierung außerhalb der Bürozeiten
Instagram → VertriebEin Instagram-Lead schreibt außerhalb der Bürozeiten; eine KI-Vorqualifizierung läuft im Vertriebs-Teams-Kanal.
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11Kunde schreibt22In Teams33Team/Chatbot antwortet44Zurück beim Kunden→↓Landet in Microsoft Teams←↑Antwort zurück auf TikTokVom viralen Video zur DM im Sales-KanalDM-Flow öffnen →
Vom viralen Video zur DM im Sales-Kanal
TikTok → VertriebNach einem viralen TikTok schreibt ein Interessent eine DM; die Anfrage wird ohne Plattformwechsel im Sales-Teams-Kanal beantwortet.
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Routingin Ihren Teams-KanalKonditionen-Anfrage mit KI-VorqualifizierungKonditionen-Flow öffnen →
Konditionen-Anfrage mit KI-Vorqualifizierung
Website-Widget → Bank/FinanzEin Interessent fragt per Widget nach Konditionen; eine KI-Vorqualifizierung im eigenen Tenant läuft im Vertriebs-Teams-Kanal.
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Eigene KI im Service-KanalService-Flow öffnen →
Eigene KI im Service-Kanal
Eigene KI (Foundry) → ServiceEine unternehmenseigene KI unterstützt die Bearbeitung eingehender Nachrichten innerhalb der Microsoft-Umgebung.
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When keywords are mentioned↓MHJSD↓Reply with adaptive card in a Teams channelAutomatisierter Prozess ohne SystemwechselProzess öffnen →
Automatisierter Prozess ohne Systemwechsel
Power Automate → VertriebAus einer Kundenanfrage heraus wird ein Power-Automate-Prozess gestartet und der Vorgang ohne Systemwechsel verarbeitet.
Fragen rund um Bewerbung und Studium
An Hochschulen kommen viele ähnliche Fragen zu festen Zeiten, etwa kurz vor Fristende. WebChat bündelt WhatsApp-Nachrichten in Microsoft Teams und verteilt sie an die zuständigen Stellen.
- Studieninteressierte: Zulassung, Bewerbungsfristen, Unterlagen
- Studierendensekretariat: Immatrikulation, Rückmeldung, Bescheinigungen
- Prüfungsamt: Anmeldefristen und Termine
- IT-Service: Zugänge und Hilfe bei Anmeldeproblemen
Eure Kundendaten bleiben in eurem Microsoft-Tenant
WebChat bringt keine zweite Plattform in eure IT, sondern nutzt, was ihr in Microsoft 365 bereits geregelt habt: Identitäten, Rechte, Richtlinien.
your chat, your team, your decisionIhr entscheidet über Kanäle, Daten und KI.
Speicherung im eigenen Tenant
Chat- und Verarbeitungsdaten liegen in eurem Microsoft-Tenant, nicht beim Anbieter. Den reinen Nachrichtentransport von WhatsApp und Instagram übernimmt technisch Meta.
Anmeldung über Microsoft Entra ID
Single Sign-on, Identitäten und Rollen kommen aus Microsoft – kein zusätzliches Benutzerverzeichnis, keine Schattenkonten.
Rechte aus Microsoft Teams
Wer Zugriff auf einen Teams-Kanal hat, sieht die zugehörigen Chats. Wer keinen hat, sieht nichts.
Offboarding automatisch
Verlässt jemand das Unternehmen, endet der Zugriff über eure bestehenden Microsoft-Prozesse.
Microsoft Audit Logs
Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit über die Audit Logs von Microsoft.
Eure KI, eure Entscheidung
Optional eigene KI über Copilot Studio oder Microsoft Foundry im eigenen Tenant – ohne Weitergabe an fremde KI-Systeme.
Die Einführung läuft über den Microsoft Marketplace und die IT-Freigabe im Teams Admin Center – eingebettet in eure bestehenden Governance- und Security-Prozesse.
Systeme und Datenschutz an Hochschulen
Hochschulen arbeiten üblicherweise mit einem Campus-Management-System, einem Bewerbungsportal, einer Lernplattform und einem Ticket- oder Helpdesk-System. Über Microsoft Power Platform kann die KI mit Zugriff auf Kundendaten, hier Studierendendaten, Auskünfte aus diesen Systemen im Chat bereitstellen, sofern Ihre Organisation den Zugriff erlaubt.
Personenbezogene Daten bleiben im eigenen Microsoft-Tenant.
WebChat für Hochschulen und Universitäten: Erstgespräch vereinbaren
Wie sich WhatsApp in Microsoft Teams in Ihre Abläufe einfügt, zeigt ein kurzes Gespräch am konkreten Beispiel. Erstgespräch vereinbaren
Nach Eingangskanal
Welcher Eingangskanal, welche Abteilung?
Support
Reklamation ohne App-Wechsel bearbeiten
Ein Kunde meldet per WhatsApp eine Reklamation. Die Nachricht erscheint in Echtzeit im Support-Teams-Kanal und wird dort ohne App-Wechsel bearbeitet.
Demo ansehenMarketing
Kampagnenanfrage landet im Marketing-Kanal
Eine Produktfrage aus einer Instagram-Kampagne erscheint direkt im Marketing-Teams-Kanal.
Demo ansehenVertrieb
Virale DM wird zur Vertriebsanfrage
Nach einem viralen TikTok schreibt ein Interessent eine DM; die Anfrage wird ohne Plattformwechsel im Sales-Teams-Kanal beantwortet.
Demo ansehenVertrieb
Chat-Anfrage direkt im Vertriebsteam
Ein Website-Besucher startet einen Chat über das Widget; das Vertriebsteam antwortet direkt aus Teams heraus.
Demo ansehenWidget einbinden, in Teams antworten.
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