WhatsApp für Berater und Coaches
Klientenanfragen und Terminabsprachen direkt in Microsoft Teams
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WhatsApp in Microsoft Teams
WhatsApp rein. Teams raus.
Kunden schreiben wie gewohnt per WhatsApp. Das Team antwortet direkt im richtigen Teams-Kanal, ohne App-Wechsel und ohne zweite Inbox.
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| Name | Jana Pohl |
| Telefonnummer | +49 151 ••• ••42 |
| Source |
Warum WhatsApp in Teams für Berater und Coaches
Mehrere Berater arbeiten an denselben Anfragen, ohne dass etwas verloren geht.Erstkontakt ohne MedienbruchErstanfrage: Die Assistenz antwortet und qualifiziert vor.Kennenlerngespräch: Terminwunsch aufnehmen und bestätigen.Rückruf gewünscht: Das Team plant die Kontaktaufnahme.Terminabsprachen im TeamVerschiebung: Der Klient meldet sich, das Team gleicht den Kalender ab.Vorbereitung: Unterlagen und Fragen vor dem Termin einsammeln.Nachfassen: Offene Punkte nach dem Gespräch im Verlauf festhalten.Vertretung und ZusammenarbeitDie Urlaubsvertretung sieht den Verlauf.Interne Rücksprache zwischen Beratern, unsichtbar für den Klienten.Ein Kanal je Beratungsfeld oder Kunde.
Warum WhatsApp in Teams
Ein Kanal für Kunden, ein Arbeitsplatz für das Team
Echtzeit statt Postfach
Jede Nachricht erscheint sofort im zuständigen Teams-Kanal.
Das richtige Team antwortet
Support, Vertrieb oder Service: Anfragen werden automatisch dem passenden Kanal zugeordnet.
Keine Doppelantworten
Eine Konversation, ein Kanal, eine Antwort. Kein paralleles Bearbeiten in mehreren Postfächern.
Typische Szenarien im Beratungsalltag
Anfragen von Interessenten landen im Kanal statt im privaten Chat. Assistenz und Berater sehen denselben Verlauf, Terminwünsche werden im Team abgestimmt, und nach dem Gespräch bleiben offene Punkte nachvollziehbar festgehalten.
So starten Sie
In drei Schritten zur ersten Antwort
Die Basis steht in unter 10 Minuten. Auch mit Festnetznummer oder Durchwahl.
WebChat aus dem Marketplace holen
Wie jede andere Teams-App, direkt in einen Kanal.
Im Tab LiveTest eine Nachricht senden
Formular ausfüllen und die erste Nachricht abschicken.
In Teams mit @webchat antworten
Die Antwort geht zurück an den Kunden, fertig.
Power Platform & KI
Die KI eurer Wahl, in der Rolle, die ihr festlegt
Ob sie Aufgaben übernimmt, moderiert oder die gesamte Konversation führt: Das liegt bei euch.
WebChatIhr legt fest, welche Rolle die KI übernimmt, Chatbot, Moderation oder manuell.
Vom Keyword zur Karte im Chat
Power Automate reagiert automatisch.
Teamsverbunden
When keywords are mentionedReply with adaptive card in a Teams channelTeamsverbundenJe Kanal ein eigenes Keyword hinterlegen, es wird an jede Nachricht angehängt, egal über welche Quelle.
TeamsverbundenJe Kanal ein eigenes Keyword hinterlegen, es wird an jede Nachricht angehängt, egal über welche Quelle.
TeamsverbundenDas Keyword löst einen Power-Automate-Workflow aus; das gesendete Formular ist der Auslöser.
Formulardaten nutzen, um andere Systeme abzufragen.
When keywords are mentionedReply with adaptive card in a Teams channelDas Ergebnis erscheint als Adaptive Card direkt unter dem Formular, alles Relevante in Echtzeit.
TeamsverbundenModeriert oder als Chatbot
Die gesamte Konversation geht an eine KI, die mit ihren verbundenen Quellen eine Antwort findet, als On-Click-Vorschlag fürs Team oder als automatische Antwort.
Egal über welchen Kanal die Anfrage kommt: dieselbe Rolle gilt kanalübergreifend.
Unterstützung bei Power-Platform-Projekten
Externe Spezialisten unterstützen bei der Umsetzung (Hinweis im Backend-Tab).
Häufige Fragen zu KI und Power Platform
WebChat für Berater und Coaches: Erstgespräch vereinbaren
Anfragen von Interessenten per WhatsApp landen direkt in Microsoft Teams – dort, wo Termine, Unterlagen und Rückfragen ohnehin besprochen werden. Im Erstgespräch zeigt das WebChat-Team, wie das für Berater und Coaches eingerichtet wird.
Datenschutz
Ihre Gespräche bleiben bei Ihnen
Kundenchats gehören in den eigenen Microsoft Tenant und nicht auf fremde Server.
- Chatdaten im eigenen Microsoft Tenant
- Rechte kommen aus Teams, Anmeldung über Microsoft Entra ID
- Microsoft Audit Logs für Nachvollziehbarkeit
- Keine Weitergabe an fremde KI-Systeme
Der reine Nachrichtentransport von WhatsApp läuft technisch über Meta.
So starten Sie
WhatsApp-Nummer verbinden: Auch eine Festnetznummer oder Durchwahl ist möglich.Teams-Kanal festlegen: zum Beispiel je Beratungsfeld oder Kunde.Antworten: Sie und Ihr Team bearbeiten Nachrichten direkt in Microsoft Teams. Die Basis steht in unter 10 Minuten.Mehr erfahren: WhatsApp für Microsoft Teams und Preise.
Häufige Fragen
Können Klienten die bestehende Geschäftsnummer nutzen? WhatsApp kann auch mit Festnetznummer oder Durchwahl betrieben werden.Wer sieht die Nachrichten? Alle, die im jeweiligen Teams-Kanal Mitglied sind. Die Berechtigungen kommen direkt aus Teams.Wo werden die Chats gespeichert? Im eigenen Microsoft Tenant, nicht bei WebChat. Die Zustellung läuft über die WhatsApp Business Plattform von Meta.Entstehen Zusatzkosten für weitere Mitarbeiter? Nein. Abgerechnet wird pro Kanal, und jeder Kanal hat unbegrenzt viele Nutzer.Wie lange dauert die Einrichtung? Die Basis steht in unter 10 Minuten.
Gut zu wissen