WebChat für Microsoft Teams — der komplette Guide
Diese Anleitung führt Sie vollständig durch WebChat: von der Installation in Microsoft Teams über das Öffnen und Testen im Backend und das Einrichten der Eingangskanäle — Website-Widget, WhatsApp, Instagram — bis zur eigenen KI mit Azure AI Foundry und Power Automate. Alle Kanäle landen in Echtzeit im richtigen Microsoft Teams-Kanal. Pay per Channel, eingerichtet in Minuten.
▶Alles zum WebChat finden Sie in diesem Video (12 Min.)So funktioniert WebChat: eine Anfrage über das Website-Widget wird in den richtigen Microsoft Teams-Kanal geroutet — beide Seiten zeigen denselben Dialog, das Team antwortet mit „@WebChat …“ direkt aus Microsoft Teams.
Drei Bausteine, eine Plattform
WebChat bringt alle Kanäle nach Microsoft Teams. Optional ergänzen Sie eine eigene KI — gesteuert über Power Automate, beantwortet durch einen Foundry-Agenten.
In drei Phasen zum produktiven WebChat
1WebChat & Microsoft Teams
- WebChat in Microsoft Teams hinzufügen
- Backend öffnen & testen
- WebChat konfigurieren
- Weitere Administratoren freigeben
- Troubleshooting
2Eingangskanäle einrichten
WebChat & Microsoft Teams
Installieren, im Backend testen, konfigurieren und Administratoren freigeben.
WebChat in Microsoft Teams hinzufügen
WebChat kann direkt in Microsoft Teams unter „Apps“ gesucht werden — alternativ über den Microsoft Marketplace. Anschließend wird die App dem gewünschten Kanal zugeordnet.
Im Microsoft Marketplace nach „WebChat“ suchen
Oder direkt den Eintrag webch.at/webchat öffnen. Abgerechnet wird Pay per Channel statt pro User.
App in Microsoft Teams installieren
Auf der App-Detailseite in Microsoft Teams „Hinzufügen“ wählen.
Die App-Detailseite von WebChat in Microsoft Teams.
Kanal auswählen
Den Microsoft Teams-Kanal bestimmen, in dem die Kundenanfragen landen sollen.
Den Ziel-Kanal für die eingehenden Anfragen wählen.
WebChat meldet sich im Microsoft Teams-Kanal
Nach der Installation postet WebChat automatisch seine erste Nachricht im gewählten Kanal — mit Setup-Karte und „Einrichten“-Button.
WebChat meldet sich nach der Installation zum ersten Mal im Microsoft Teams-Kanal (Nachbau).
Backend öffnen & testen
Kanäle und Einstellungen verwalten Sie im WebChat-Backend — angemeldet per Microsoft Entra (SSO). Den kompletten Durchstich bis Microsoft Teams und zurück testen.
Backend über SSO öffnen
webchat.inwebco.com — Anmeldung per Microsoft Entra, ohne separate Zugangsdaten.
Kanal auswählen — Sie landen direkt im LiveTest-Tab
Öffnen Sie den eben in Microsoft Teams angelegten Kanal in der Kanalliste. Sie landen direkt im Tab „LiveTest“ — unten rechts finden Sie Ihr Widget, von dem aus sich jederzeit eine Test-Kundennachricht senden lässt. Einfach das Formular ausfüllen, „Chat starten“ und die erste Nachricht schreiben.
Nach der Kanalauswahl öffnet sich direkt der Tab „LiveTest“ (Backend, Desktop-Ansicht).
In Microsoft Teams wechseln
Senden Sie im LiveTest eine Test-Nachricht und wechseln Sie zu Microsoft Teams: Die Anfrage erscheint in Echtzeit als Thread im Kanal, inklusive Kontakt-Karte. Mit „@WebChat Nachricht …“ antworten Sie dem Kunden; ohne Mention bleibt es interne Kommunikation.
In Microsoft Teams: die Anfrage als Thread — beantwortet wird mit „@WebChat Nachricht …“.
Zurück im LiveTest: Antwort ist angekommen
Im Tab „LiveTest“ erscheint die Antwort aus Microsoft Teams — der komplette Durchstich (Kunde → Microsoft Teams → Antwort) funktioniert.
Im LiveTest-Chat ist die Antwort aus Microsoft Teams angekommen.
WebChat konfigurieren
Im Tab „Konfiguration“ passen Sie Aussehen und Verhalten des Widgets an. Der Kanal ist bereits aktiv — jede Einstellung ist sofort im LiveTest sichtbar.
Der Tab „Konfiguration“ im Backend — alle Einstellungen des Kanals an einem Ort.
Auszug der Einstellungen im Detail
Modus & Farben bestimmen das Erscheinungsbild des Widgets, Quick-Replies bieten Schnellantworten an der ersten Nachricht, Tippanzeige & Inaktivität halten die Konversation lebendig, und das Startformular erfasst Kontaktdaten schon vor dem ersten Kontakt.
Modus & Farben
Quick-Reply-Buttons
Sichtbarkeit der Tippanzeige
Startformular-Feld
Texte & Absender
Schriftart
Weitere Administratoren freigeben
Standardmäßig kann nur die Person, die den WebChat eingerichtet hat, Konfigurationen ändern. Fügen Sie im Tab „Admin“ weitere Administratoren hinzu.
Der Tab „Admin“ im Backend mit der Liste der Administratoren und „Admin hinzufügen“.
Über „Admin hinzufügen“ eine E-Mail-Adresse eintragen und speichern — die Person muss Mitglied des Microsoft Teams-Kanals sein (Zugriff über Entra) und kann anschließend Einstellungen dieses Kanals vornehmen.
Troubleshooting
Die häufigsten Stolpersteine — und wie Sie sie lösen.
Statt „Hinzufügen“ nur „Genehmigung anfordern“?
🔒
WebChat
Die Genehmigung durch den Administrator im Microsoft Teams Admin Center schaltet WebChat unternehmensweit frei.
Anmeldung über SSO schlägt fehl?
Anmeldung am Backend über Microsoft Entra (Single Sign-On).
Weitere Fragen
Das Widget erscheint nicht auf der Website
Prüfen, ob das Script vor dem schließenden Body-Tag steht und der Kanal im Backend auf „Aktiv“ gesetzt ist. Bei Einbindung über Google Tag Manager den Container veröffentlichen.
WhatsApp oder Instagram lässt sich nicht verbinden
WhatsApp benötigt einen WhatsApp-Business-Account (Meta); Instagram ein Profi-/Business-Konto, das mit einer Facebook-Seite verknüpft ist. Den geführten Login im jeweiligen Tab vollständig durchlaufen.
Der Flow lässt sich nicht speichern
Ohne Power-Automate-Premium-Lizenz scheitern die Premium-Connectoren. Lizenz zuweisen und erneut speichern und publishen.
Der Agent antwortet nicht
Prüfen, ob Agent-Name und feste Versionsnummer in der Flow-Config korrekt sind und die Azure-Pay-as-you-go-Subscription aktiv ist.
Weitere Hilfe & Links
Eingangskanäle einrichten
Website-Widget, WhatsApp und Instagram verbinden — Nachrichten empfangen und direkt aus Microsoft Teams beantworten.
Widget auf der Website platzieren
Ein einzelnes Script bindet das Widget ein — direkt im Quelltext oder ohne Code-Zugriff über den Google Tag Manager.
Embed-Code kopieren
Im Tab „Einbinden“ den Script-Code in die Zwischenablage kopieren.
Der Tab „Einbinden“ im Backend mit „In die Zwischenablage kopieren“.
Vor dem Body-Ende einfügen
Das Script direkt vor dem schließenden Body-Tag Ihrer Website platzieren.
Veröffentlichen & laden
Seite speichern/veröffentlichen — das Widget erscheint unten rechts.
Das WebChat-Widget unten rechts auf der Website positioniert.
Alternative: Einbindung über Google Tag Manager
Ohne Zugriff auf den Quelltext binden Sie das Script als Custom-HTML-Tag im Google Tag Manager ein.
Google Tag Manager öffnen
tagmanager.google.com aufrufen und den Container Ihrer Website auswählen (der GTM-Container muss einmalig auf der Website eingebunden sein).
Neues Tag „Benutzerdefiniertes HTML“ anlegen
Im Google Tag Manager: „Tags“ → „Neu“ → Tag-Typ „Benutzerdefiniertes HTML“ wählen und den WebChat-Embed-Code exakt einfügen — inklusive der <script>-Tags. Die Option „document.write unterstützen“ bleibt deaktiviert.
Trigger „Seitenaufruf“ anlegen & dem Tag zuweisen
Im Tag Manager unter „Trigger“ einen Trigger vom Typ „Seitenaufruf“ anlegen und dem Custom-HTML-Tag zuweisen. „Alle Seiten“ lädt das Widget seitenweit; alternativ über eine Bedingung gezielt ausspielen — z. B. „Seiten-URL enthält /kontakt“: dann erhalten alle Unterseiten dieses Pfads genau dieses Widget.
Vorschau testen & veröffentlichen
Über „Vorschau“ prüfen, ob das Widget auf der Seite lädt. Anschließend „Senden“ → „Veröffentlichen“ — das Widget ist live, ganz ohne Änderung am Quellcode der Website.
WhatsApp verbinden & konfigurieren
Im Tab „WhatsApp Business“ verbinden Sie Ihren WhatsApp-Business-Account (Meta) über einen geführten Login.
Tab „WhatsApp Business“ öffnen
Im Backend des gewünschten Kanals den Tab „WhatsApp Business“ öffnen.
Der Tab „WhatsApp Business“ im Backend (Desktop-Ansicht).
Mit Facebook anmelden
Verbindung über den WhatsApp Business Manager (Meta). Voraussetzung ist ein WhatsApp-Business-Account. Das dabei erscheinende Pop-up ist ein von Meta vorgegebener Prozess — folgen Sie einfach den Schritten im Fenster.
Nummer verifizieren & registrieren
Geführter Ablauf: Login → Verifizierung → Registrierung → Verbunden. Zur Verifizierung erhalten Sie einen Anruf mit einem Code. Danach stehen Nummer, Teilen-Link und QR-Code bereit (siehe Tab oben).
Konfigurieren
Name, Nummer und den „Chat on WhatsApp“-Button im Konfigurations-Bereich anpassen.
WhatsApp-Nachricht schreiben, aus Microsoft Teams antworten
Sobald die Verbindung steht: den generierten QR-Code scannen, WhatsApp öffnet sich und Sie können direkt eine Nachricht schreiben — sie landet in Echtzeit im richtigen Microsoft Teams-Kanal.
Eine Anfrage über WhatsApp wird automatisch in den richtigen Microsoft Teams-Kanal geroutet — das Team antwortet mit „@WebChat …“ zurück an den Kunden.
Instagram verbinden
Im Tab „Instagram“ verknüpfen Sie ein Instagram-Profi-/Business-Konto.
Instagram im Browser öffnen & anmelden
Melden Sie sich im Browser mit dem gewünschten Profil an.
Tab „Instagram Business“ öffnen & „Verbinden“ klicken
Im Backend des gewünschten Kanals den Tab „Instagram Business“ öffnen und auf „Verbinden“ klicken — der Meta-Login wird gestartet.
Der Tab „Instagram Business“ im Backend (Desktop-Ansicht).
Konto verknüpfen & bestätigen
Zugriff im Meta-Dialog bestätigen — WebChat erhält einen Zugriffstoken und zeigt das verbundene Konto.
Token bleibt gültig
Der Token wird automatisch verlängert, solange das Konto verbunden bleibt.
Instagram-DM empfangen, aus Microsoft Teams antworten
Eine Instagram-DM (z. B. Reaktion auf eine Anzeige) landet im Marketing-Kanal — beantwortet direkt aus Microsoft Teams.
Eigene KI aufsetzen
Einen Foundry-Agenten anlegen, über Power Automate steuern und aus allen Kanälen testen.
KI-Agent anlegen
Die KI läuft als eigener Agent im eigenen Tenant (ai.azure.com): Projekt anlegen, Prompt-Agent mit Modell erstellen, Websuche als Grounding hinzufügen, publishen.
Projekt anlegen
Im Foundry-Projektmenü ein neues Projekt erstellen (oder ein bestehendes öffnen).
Agent anlegen
Einen Prompt-Agent erstellen und ein Modell wählen. Pro Kanal empfehlen wir einen eigenen Agent.
Microsoft Foundry — die Agenten-Übersicht.
System-Prompt hinterlegen
Rolle, Tonalität und Eskalationsregeln festlegen — z. B. „Du bist der Support-Agent der Firma X, antworte freundlich in Sie-Form; bei Kaufabsicht oder Beschwerde an das Team eskalieren.“
Grounding: Websuche aktivieren
Die Websuche als Grounding hinzufügen und erlaubte Domains/URLs eintragen (z. B. webchat.cloud), damit der Agent ausschließlich aus Ihren Quellen antwortet — nicht aus allgemeinem Modellwissen.
Dialog „Websuche-Tool hinzufügen“: benutzerdefinierte Bing-Suche mit Ihren Domänen verbinden (neutrale Beispielnamen).
Wissensdateien anbinden
Eigene Dokumente (PDF, FAQ, Preislisten) als Vektorspeicher hinzufügen. Je enger das Grounding, desto präziser und belegbarer die Antworten — der Agent zitiert seine Quellen.
Im Playground testen
Bevor Sie publishen: den Agenten direkt im Foundry-Playground ausprobieren und prüfen, wie er antwortet — Prompt, Grounding und Tonalität nachjustieren.
Der Agent im Foundry-Playground: Test-Anfragen stellen, Antworten und Quellen prüfen.
Publishen & Name/Version notieren
Agent speichern und publishen. Notieren Sie Agent-Name und die veröffentlichte Version — beides brauchen Sie in Teil 10 für den Power-Automate-Flow. Immer eine feste Versionsnummer verwenden, nicht „latest“.
Steuerungs-Flow konfigurieren
make.powerautomate.com — Verbindungen anlegen, Keyword-Trigger setzen, den Flow-Code als Scope einfügen und die Agent-Config eintragen.
Verbindungen anlegen
Microsoft Teams, Content Conversion und Azure AI Agent Service anlegen. Den Endpunkt für den Azure-AI-Agent-Service holen Sie in Foundry über das Projektmenü → „Projektdetails“.
Die drei Verbindungen in Power Automate: Microsoft Teams ([email protected] — unter diesem Benutzer meldet sich WebChat in Microsoft Teams), WebChat-Foundry-Agents (Azure AI Foundry Agent Service — Endpunkt aus den Foundry-Projektdetails) und Content Conversion.
In Foundry stehen unter „Projektdetails“ der Projekt-Endpunkt und die Region — diese in die Azure-AI-Agent-Service-Verbindung eintragen.
Keyword-Trigger konfigurieren
„Wenn Schlüsselwörter erwähnt werden“ auf dem Ziel-Kanal. Standardmäßig sendet WebChat das Schlüsselwort pp — entfernen Sie es nicht. Möchten Sie es individualisieren, hinterlegen Sie im Backend-Tab „Power Platform“ einen eigenen Wert und tragen genau diesen hier als Schlüsselwort ein. Das Schlüsselwort wird auch dann mitgeschickt, wenn Sie seine Anzeige deaktivieren — so taucht es nicht in jeder Nachricht auf. Anfangs ist die Anzeige bewusst aktiviert, damit der Mechanismus sichtbar ist.
Trigger „When keywords are mentioned“: Message type = Channel, den Team- und Kanäle-Item-Eintrag wählen und das Keyword (Standard „pp“) setzen.
Im Backend-Tab „Power Platform“ lässt sich das Trigger-Schlüsselwort (Standard „pp“) anpassen.
Flow-Code einfügen
Den vorbereiteten Flow-Code von webch.at/json kopieren. Im Designer unter dem Trigger per Rechtsklick auf das „+“ eine neue Aktion einfügen und über „Meine Zwischenablage“ den kopierten Scope einsetzen — der komplette Ablauf (Bedingung → KI-Agent → Adaptive Card) wird mit eingefügt. Anschließend jeder Aktion die passende Verbindung zuordnen.
Zuerst das JSON von webch.at/json herunterladen/kopieren. Dann unter dem Trigger auf „+“ (oder per Rechtsklick) → „Einfügen“ den kompletten Scope einsetzen.
Agent-Config eintragen
In der Initialisieren-Variable-Aktion Config_agent_name und Config_agent_version aus Teil 9 eintragen (feste Versionsnummer, nicht „latest“). Weitere Nodes per „+“ bzw. Rechtsklick → „Aktion hinzufügen“ ergänzen (z. B. Reminder, Eskalation, Hot-Lead-Mention). Zum Schluss speichern und publishen.
Testen: Konversation im LiveTest starten
Im Tab „LiveTest“ eine Test-Konversation starten — der KI-Agent antwortet automatisch. Dieselbe Unterhaltung erscheint im Microsoft Teams-Kanal, wo das Team jederzeit übernehmen kann.
LiveTest: Der Besucher fragt — der KI-Agent (Foundry) antwortet in Echtzeit.
Im Microsoft Teams-Kanal „Support“ läuft derselbe Dialog — der KI-Agent antwortet via @WebChat, das Team kann jederzeit übernehmen.
Optional: Live-Daten als Adaptive Card
Optional können Sie in Power Automate weitere Adaptive Cards erstellen und in die Konversation einfließen lassen — um dem Bearbeiter interne Informationen, Live-Daten aus CRM/ERP oder weitere Workflows direkt im Microsoft Teams-Kanal anzubieten.
Agent aus allen Quellen testen
Ein Agent, alle Kanäle: Lösen Sie Anfragen über Widget, WhatsApp und Instagram aus und prüfen Sie das Verhalten in Microsoft Teams der Reihe nach.
Beispiele: Eskalation, Hot-Lead & Bot-Steuerung
Diese Verhaltensweisen werden über die Config-Variablen des Workflows in Power Automate (Teil 10) konfiguriert — z. B. Reminder-Intervall, Eskalations-Mention und Hot-Lead-Erkennung.
WebChatEskalationWebChatHot-LeadWebChatReminderChatbot-SteuerungPro Konversation umschaltbar (Human-in-the-Loop)Checkliste
- ✓Antwort: Test-Kundennachricht senden → der Agent antwortet im Kanal.
- ✓Eskalation: Übergabe wird ans Team gemeldet, Bot deaktiviert, Aktivieren-Karte + Reminder gepostet.
- ✓Reaktivieren: Über die Aktivieren-Karte den Bot wieder einschalten.
- ✓Hot-Lead: Kaufabsicht testen → Team-Mention + Lead-Alert, Bot bleibt aktiv.
- ✓Race-Test: Mehrere Nachrichten schnell hintereinander → es kommt eine Antwort, keine Mehrfachantworten.
Ein KI-Support-Chatbot für Microsoft Teams — ohne zweite Inbox
WebChat bringt Anfragen aus WhatsApp, Instagram, TikTok und dem Website-Widget in Echtzeit in den richtigen Microsoft-Teams-Kanal. Intelligentes Routing ordnet jede Anfrage automatisch der zuständigen Abteilung zu — Produkt an den Support, Karriere an HR, Kampagnen ans Marketing. Kein Tool-Wechsel, kein zweiter Login, keine zweite Inbox.
Die KI läuft als eigener Azure-AI-Foundry-Agent im eigenen Tenant: kein Vendor Lock-in, volle Nachvollziehbarkeit über Microsoft Audit Logs und Human-in-the-Loop. Power Automate orchestriert Antworten, Eskalation und Reminder; Adaptive Cards zeigen Live-Daten aus CRM und ERP direkt im Chat. Berechtigungen und Identitäten kommen vollständig aus Microsoft Entra.
Installiert wird WebChat wie jede Microsoft Teams-App direkt aus Microsoft Teams oder dem Microsoft Marketplace, abgerechnet wird Pay per Channel statt pro User — mit unbegrenzten Nutzern pro Kanal. Die Basis-Einrichtung steht in unter zehn Minuten; den KI-Chatbot ergänzen Sie anschließend über Foundry und Power Automate. Alle Preise unter webch.at/preise.
